オフィス文書の電子書籍化、期待ポイントは「検索効率」「省スペース」……スターティアラボとイード調べ | RBB TODAY

オフィス文書の電子書籍化、期待ポイントは「検索効率」「省スペース」……スターティアラボとイード調べ

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電子ブックの利用経験と利用意向(単一回答)
  • 電子ブックの利用経験と利用意向(単一回答)
  • オフィスでの書類文書の管理方法(複数回答)
  • オフィスでの電子ブックの利用経験(単一回答)
  • 書類の電子ブック化に期待する効果(複数回答)
 スターティアラボは14日、調査会社のイードと共同で実施した「オフィスの文書管理」に関する調査の結果を公表した。20~60代までの男女を対象に、11月12日~15日の期間、電子ブックの利用経験、ビジネスシーンでの電子文書の扱いなどをアンケートした。

 まず調査対象(1595名)に、「あなたは“電子ブック”を利用したことがありますか(プライベート/業務での利用は問わず。単一回答)」の質問を行ったところ、「電子ブック化された書籍や資料を利用したことがあり、今後も利用すると思う」(18.3%)、「電子ブック化された書籍や資料を利用したことはないが、今後は利用してみたいと思う」(40.3%)といった前向きな意見が全体の約6割を占めた。

 以降は、利用経験者もしくは利用意向者(利用経験なし)のうち「社内で書類文書を管理または共有しているビジネスマン」562人に対してアンケートを実施。「書類文書は勤め先でどのように管理されていますか」と複数回答で聞いたところ、「紙のままファイリング」(66.4%)、「紙をスキャンして、サーバ上に保管」(39.9%)、「紙をスキャンして、パソコン内に保管」(33.1%)、「紙をスキャンして記録デバイスに保存」(21.0%)の順に。社内LANの構築が当たり前の時代ではあるものの、共有ドキュメントはいまだに高い確率で「紙」のまま保存されている事実が浮き彫りとなった。一方で、スキャナーを利用したデータ化も図られており、保存先は共有サーバを選択することが多いという結果が得られた。

 「あなたは勤め先で“電子ブック”を利用したことがありますか」との質問を単一回答で聞いたところ、16.4%の人が「電子ブックを利用したことがあり、自分でも書類や書籍を電子ブック化したことがある」と回答。また、ほぼ同数の16.9%が「電子ブックを利用したことがあるが、自分では書類や書籍を電子ブック化したことはない」と回答した。全体の約3割が何らかの形で電子ブックを体験し、業務に役立てている結果となった。

 次に、書類文書の整理/共有におけるさまざまなメリットについて、「電子ブックを利用することによって実現できるようになる項目」について複数回答で質問した。電子ブックを業務で使いたい理由のトップは、「必要な書類をテキスト検索できる」(90.0%)。以下、「書類を省スペース化できる」(88.8%)、「必要な書類のサムネイルを一覧してみることができる」(80.4%)と続いた。「検索効率」「省スペース」が非常に高い理由になるとともに、書類文書そのままの形が反映された電子ブックならば、後で読み返したときにも元のイメージがつかみやすいといった利点を重視している人も多かった。

 「電子ブック化することで業務の効率が上がると思う書類は?」との設問に対しては、「マニュアルや使用説明書」(68.9%)がダントツの首位に。以下に続く「仕様書」(48.8%)、「社内規定」(46.3%)を大きく上回る結果となった。また、「作業の効率化とともに期待される効果」に関しては「省スペース化」(80.4%)、「検索効率アップ」(61.0%)と、先の質問で挙がったメリットと同様の回答が得られた。

 今回のアンケート結果は、現実的には、いまだに紙の書類をファイリングしている職場が多い一方で、「デジタルデータ保存による作業の効率化が急務」といった意見を反映するものとなった。また年代別で見た場合、資料の電子ブック化の利用経験・利用意向ともに、若い年代程高くなる傾向が見られた。

 調査元のスターティアラボは、電子ブック作成ソフト「Digit@link Actibook(デジタリンクアクティブック)」を提供している。同製品では、PDFや画像からFLASH形式の電子ブックを1冊につき数分で作成できる。数千の電子ブックの中から、特定のワードが存在するページを絞り込むことも可能。またiPhoneやiPad、PCなどマルチデバイスで閲覧できる。
《冨岡晶》

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