【グループウェアの最新動向 Vol.4】増加するドキュメントを従来人数のまま管理……大塚商会が導入したパッケージ（後編）

エンタープライズソフトウェア・サービス

2012年9月3日（月） 17時15分

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■柔軟な権限設定が強みの「ドキュメント管理機能」

　OSKが開発するグループウェア「eValue NS」を全社で導入している大塚商会。導入事例後半では、ドキュメント管理機能の活用などについてみていきたい。大塚商会トータル情報システム室開発第3課の藤樫伸一氏は「社内ではドキュメント管理機能を利用して、就業規則などの規定集を全社的に閲覧できるようにしています。さらに部署別でも、さまざまな形で利用しています。たとえばアプリケーションソリューションセンターでは、ISO文書の管理を行っています。言い換えれば『eValue NS』のドキュメント管理は、こうした品質保証に準拠しているということです」と話す。

　内部統制のからみもあり、規定集などのドキュメント管理はセキュリティ機能も高めなければならない。「eValue NS」のドキュメント管理機能では、フォルダ単位、ファイル単位など、多様な権限を柔軟に設定できる点が大きな強みだ。また検索性についても、通常のテキスト検索に加えて、前回記事で紹介した、ドキュメントを“パラパラめくり”のように本をめくりながらイメージで検索できる「マルチブックビュー」などユニークな機能を備えており、実際に大塚商会内でも利用しているという。

■直感的な操作性に優れる「スケジューラ機能」

　一方、スケジューラ機能については、マイクロソフトのSharePointで作成したポータルサイトに連携させて使用できるようにしているそうだ。「本来、SharePointにもスケジューラ機能は付いていますが、この部分だけ『eValue NS』と連携させています。導入の際に、いちユーザーの視点から、こちらのほうが良いと考えました。『eValue NS』のスケジューラは、ビジュアル的に優れており、スケジュールを立てるときに、マウスでドラッグして直感的に簡単に日程を決められます。誰でもすぐに使えて分かりやすいことが決め手になりました」。

■基幹システムとのシームレスな連携

　基幹システムとの連携が得意という点でも「eValue NS」のメリットは大きい。通常のパッケージソフトは仕様がガチガチに固まっており、あまり柔軟性がないため、なかなかうまく連携できないことが多いのだ。大塚商会とOSKでは、もともと基幹系として「SMILE」シリーズというERPパッケージを開発・販売している。情報系と基幹系の親和性が高く設計されているため、「eValue NS」と基幹系の連携がしやすいという特徴がある。ただし「逆に、かなり高度なことも実現できる柔軟性があるため、情報システム担当者としてはどこまで開発に踏み込んで進めるのかという点に注意する必要もあります。標準的なものをベースにバランスよくカスタマイズする設計能力も求められる」とのことで、そのあたりは腕の見せ所にもなるようだ。

　「私どものシステムでは、基本的にWebサービス機能を活用して必要なデータの授受を行っています。その中で、たとえば会計システムや人事システムなど、かなりの部分でシステム間の連携を実現しています。人事系ではマスターデータから連携し、何か組織変更があっても簡単に各システムに反映できる形になっています。会計系では小口申請、出張旅費など、従来まで情報系で処理されていたものが、いまは基幹系の一部のシステムとして機能しています。このほかにも機材管理（資産管理）システムや購入申請との連携など、数多くの複雑なシステムがシームレスに基幹システムとつながっています」。

　運用面のパフォーマンスアップから基幹システムとの連携まで、「eValue NS」は、複雑な組織体系を構成する大塚商会の業務に大きく貢献している。

《井上猛雄》