マイナンバーに悩む中小企業に朗報! NTT東日本の対策ソリューションとは | RBB TODAY

マイナンバーに悩む中小企業に朗報! NTT東日本の対策ソリューションとは

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東日本電信電話(NTT東日本) ビジネス開発本部 第二部門 SMBクラウド担当 担当課長 山下氏
  • 東日本電信電話(NTT東日本) ビジネス開発本部 第二部門 SMBクラウド担当 担当課長 山下氏
  • NTT東日本のマイナンバー対応サービス。マイナンバー管理から、従業員の教育までをサポートするさまざまなサービスを用意
 ついに10月5日からマイナンバー制度が施行された。しかし、まだ対応に追われる企業も多いだろう。特に中小企業では、これから対応に着手する、あるいは一体どうやって対応すればよいのか分からないという声も聞く。

 そこでNTT東日本では、同社がカバーする東日本エリア(北海道、東北、関東・甲信越地区)の中小企業向けに「どのようなマイナンバー対策を練るべきか?」「どうやって賢く対応すべきか?」という観点で、社員教育からセキュリティ対策までを総合的に支援する各種サービスを提供している。

 「そもそもマイナンバー対策は、売上を増やす『攻めの対策』ではなく、企業を『守る対策』が中心となるものです。そこで企業にとって、一番身の丈にあった対策を実施しつつ、さらにマイナンバー以外でも将来的に利用できるような賢い対策が求められます」と語るのは、NTT東日本の山下氏だ。



東日本電信電話(NTT東日本) ビジネス開発本部 第二部門 SMBクラウド担当 担当課長 山下氏


■6つのサービスで総合的にサポート

 ここからは「NTT東日本のマイナンバー対応サービス」の内容について紹介しよう。NTT東日本では、マイナンバーの保管・管理のほか、データへの不正アクセス・ウイルス感染を防ぐセキュリティサービスを中核に置いている。

 具体的には、マイナンバーを収集したPCのセキュリティ対策を行う「フレッツ・ウィルスクリア」や、1台のUTM(Unified Thread Management:統合脅威管理)でオフィスのネットワーク全体を守る「BizBox UTM」などにより、企業の手元にあるマイナンバー情報を各種脅威から守ることが可能となるサービス。さらに、手元で管理するのではなく、マイナンバーをクラウドに預けられる高セキュリティのオンラインストレージサービス「フレッツ・あずけ~るPROプラン」も提供している。それ以外にも、Webからマイナンバー情報の不正取得や流出を防ぐ「Webセキュリティ診断」、マイナンバーの社員教育に便利なeラーニング「よくわかる! マイナンバー制度と企業の対応」といった一連のサービスも用意している。

「たとえば、収集したマイナンバー関連のデータがPCやサーバーにある場合、それらを管理して運用することが求められます。実は、これまで多くの中小企業が対策を進められていなかった部分は個人情報の取扱いです。すでに大企業では個人情報保護法が施行され、基本的な対策が打たれてきました。しかし、まだ中小企業では、そこまで浸透していないのが現実。これからはマイナンバーを含めた特定個人情報をしっかりと守っていかなければなりません。マイナンバーは従業員が一人でもいれば、企業は従業員およびその扶養親族のマイナンバーを収集し、それを管理し、守っていかなければなりません。万が一、対策を打たずに漏えいをすると、企業への罰則や致命的な信用の失墜が避けられなくなり、事業を継続することも難しくなると思います。そのために、ほとんど全ての中小企業でも対応していかなければなりません」(山下氏)

 そこで、上記のようなウイルス対策や、ネットワークの門番として機能するUTMを設置することで、基本的な対策を施していくという考え方が重要になる。


NTT東日本のマイナンバー対応サービス。マイナンバー管理から、
従業員の教育までをサポートするさまざまなサービスを用意


■中小企業が投資できるのは月4,000円が限度

「とはいえ中小企業では、こういった対策にお金をかけられる範囲は限られています。他社のマイナンバー対策では、月に数万円というサービスもみられますが、我々の市場調査によると、現実的な予算としては月4,000円ぐらいが限度のようです。そこで我々は、企業の財布(予算)と、最低限抑えるべき対策のバランスを取りながら、月2,000円程度(フレッツ光利用中の場合)で導入できる簡単なものから、企業の予算に合わせて、より厳重にセキュリティを守れるサービスまでを幅広く用意しているのです」(山下氏)

 たとえば、フレッツ光を利用中であれば最も安いパターン(従業員3名の場合)では、クラウドストレージサービス「フレッツ・あずけ~るPROプラン」(10GBプラン/月額500円)、「オフィスまるごとサポート」(プラン・ミニライト、3台まで/月額1,000円)、「フレッツ・ウィルスクリア」(3台/月額400円)の組み合わせで月額利用料1,900円(税別)となる。料金は人数や内容によって変わってくるが、中小企業でも手の届く価格帯での導入が可能である。


■現在の業務に影響を与えない対策方法を

 対策として、マイナンバーを運用するうえでの社内規程の作成から、ナンバーの収集、法定調書(帳票)への対応などを行っていく必要がある。これまで巷に出ているマイナンバー対策ソリューションは、ある程度ITリテラシーがあり、自社でシステムやアプリケーションを導入し、管理できるような企業を想定していた。

「しかし我々の調査によると、特に中小企業の皆様はデータ化されておらず、紙管理をしているケースがほとんどです。社員台帳もExcel(R)のようなソフトウェアを使って総務などが管理しています。そういった実態をとらまえて、マイナンバー制度がスタートしても、できるだけ現業務の運用にインパクトを与えずに、スムーズに導入できる対策を考えています。そのために、いくつかの企業とアライアンスを組んで、企業に最適なソリューションを提供しています」(山下氏)

 その対策の1つが、月額税別3,400円(フレッツ光利用中の場合)から始められる「安心マイナンバー対策セット」だ。これはNTT東日本が(株)日本法令とタッグを組んで、社内規程の策定からマイナンバー収集・管理までをトータルでサポートするものだ。従来どおりに紙を活用しながら、最低限の部分だけをデータ化し、クラウドに預けていくというアプローチをとっている。

■“紙”運用はそのままOK。クラウド活用でさらに利便性アップ

「紙の帳票を使っていた企業は、これまでの運用を踏襲できます。政府のガイドラインに沿った収集可能な様式を活用して、マイナンバーの事前通知カードや本人性確認のための免許証のコピーを収集。それをスキャナーや複合機でスキャンすれば、自動的にスキャンデータをクラウドストレージサービス(フレッツ・あずけ~るPROプラン)に保存できます。また、調書を提出する際には、保存したマイナンバーを参照し、各調書に書き写して提出するだけで簡単にマイナンバーに対応できるため、好評をいただいています」(山下氏)

 マイナンバーを収集した後で運用・管理する際には、いつ誰が何に使用したかということを、その都度記録していくことが求められている。これをいちいち紙に書いて管理していると大変だが、「フレッツ・あずけ~るPROプラン」ならば自動的にログが取られているため、管理簿などを作成する必要はない。また、IDごとにアクセス権限の設定が可能で、マイナンバーガイドラインに定められている取扱者の限定にも対応している。

「たとえば総務の担当者がマイナンバーを使う場合には、その担当者(ID)が、いつファイルにアクセスして、それを編集、コピー、削除したのかということが、すべて履歴として残ります。また、それを管理者が検索できる仕組みもあります。クラウドサービスをうまく活用することで、紙管理よりも断然、管理がラクになるわけです」(山下氏)

■堅牢なデータセンタによるセキュリティ対策。制度の理解を促進するeラーニングも

 また、セキュリティ面についても注意が必要で、クラウドを利用する場合の最大の問題は、ID・PW(パスワード)の管理・運用だろう。

「ID・パスワードを流出してしまうと、金庫の鍵を渡していることと同じことになります。NTT東日本の『フレッツ・あずけ~るPROプラン』のセキュリティフォルダは、万が一、IDとパスワードが外部に漏れてしまったとしても、契約している回線からでないとアクセスすることは不可能です。また端末認証の機能にも対応しています。もちろん、なりすましも防止できます。ノートPCを外部に持ち出し、たとえ紛失してしまっても、遠隔アクセスでPCをロックすることが可能です。また、お客様のマイナンバーデータは、NTT東日本が運営する堅牢なデータセンタで安心・安全なセキュリティ体制を敷いて、お預かりしています」(山下氏)

 さらに、このような物理的な対策だけでなく、人的な運用が正しく行えるように、マイナンバー制度を理解してもらうeラーニングもサポートしている。学習後のチェックテストも付いており、単に学習するだけでなく、管理者側で従業員の理解度や進捗度を確かめられる点もうれしい。

■マイナンバー対策を機に、中小企業はIT化を

 中小企業にとっては、「守り」のためにサービスを導入するだけではなく、業務効率化・提案力強化など「攻め」の部分で活用できることが望ましい。また、フレッツ・あずけ~るPROプランでは、大容量データの共有や、タブレットなどモバイル端末からの利用、スケジューラや掲示板など多彩な機能があり、「守りの対策」だけでなく、「攻めの対策」にも利用できる。

 加えて、オフィスまるごとサポート(ITサポート)は、企業のITリテラシーをフォローするサービスとなっており、導入時の設定や導入後の使い方のサポートなど、実際に入れた後のフォローも充実させることができ、誰でもすぐに安心して運用ができるだろう。何かトラブルがあれば、サポートセンターが迅速に対応してくれるから心強い。

 自社で帳票を提出するにせよ、企業が委託している社労士などに任せるにせよ、従来どおりの社内フローを変えずに、そのまま運用できる点は、マイナンバー対策に悩む中小企業にとってハードルを低くしてくれるものだ。

 最後に山下氏は「我々は、お客様を規模によって選別するつもりはありません。これからは、どの企業でもマイナンバー対策が必要になるため、首都圏でも地方でも、セミナーなどを含めて全面的に全力でサポートしていく方針です」と力強く語る。

 中小企業は、マイナンバー制度の開始で後ろ向きになるのではなく、むしろデータ化やIT化を進めて、さらに飛躍できるような「攻守を兼ね備えた体制整備のチャンス」と捉えたほうがよいだろう。

《井上猛雄》

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