【グループウェアの最新動向 Vol.4】増加するドキュメントを従来人数のまま管理……大塚商会が導入したパッケージ（前編）

エンタープライズソフトウェア・サービス

2012年9月3日（月） 09時15分

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　6,500名以上の従業員を抱え、多岐にわたる事業領域でサービスを提供している大塚商会。必然的に部署数も多く、複雑な伝票処理などが多く発生する中、同社では、「ワークフロー」「ドキュメント管理」「スケジューラ」の部分で、OSKが開発するグループウェア「eValue NS」を導入している。「eValue NS」は、中小・中堅企業から大企業に至る幅広いユーザー層に導入されている製品である。今回、大塚商会トータル情報システム室開発第3課の藤樫伸一氏に、導入の経緯や実際の現場の声などについて聞いた。

■短期間での導入を実現！パフォーマンス処理能力に優れたワークフロー

　大塚商会では以前、「eValue NS」の前身となるワークフロー製品「Advance-Flow」やドキュメント管理製品「Visual Finder」を利用していた。藤樫氏は「2010年2月に『Advance-Flow』から『eValue NS』のワークフローに切り替えました。導入した経緯には、電子化する伝票数が次第に多くなる中で、承認のためのパフォーマンス処理が追いつかなくなってきたという理由もありました」と当時を振り返る。

　「Advance-Flow」は、データ量が多くなると、どうしても速度が遅くなってしまうという構造上の課題があった。それが「eValue NS」ではアプリケーション内部の構造まで踏み込んだ形で解決されており、「ある程度データが増えても速度は一定で、落ちることはありません」とのこと。一方で、使い勝手の部分については、「Advance-Flow」の操作性を引き継いで強化されているため、シームレスな移行を実現できるというメリットもあった。「いくら機能が強化されても操作性が変わってしまっては、ユーザーが慣れるまでに時間がかかってしまいます。この点を考慮してつくられていたので、導入後も情報システム担当者に問い合わせがほとんどありませんでした。スムーズに移行できた点が大変良かったですね」。

　また、一般的にシステムの切り替えには、パッケージといえども環境が変わるため、細かい部分で調整が発生したりと、それなりに時間がかかるが、藤樫氏は「今回、ワークフロー機能を『eValue NS』に移行した際には、約3ヵ月ほどの短期間で完了できました」と、導入・移行の容易さをポイントに挙げた。

■細やかな設定が可能な承認フローが好評　運用面での生産性も向上

　では、実際に導入して約2年半が経ち、社内でどのような反応があったのだろうか。大塚商会は、前述のように社員数も多く業務内容も多岐にわたっており、一般的な企業よりも申請書の種類がかなり多くあるという。藤樫氏は「そういった状況のなかでも、『eValue NS』には通常のパッケージにない、きめ細かい機能がサポートされていたため十分に対応できました。承認フローに関しては、通常ルートから例外ルートに自動的に設定できたり、ユーザー側で都度判断してルートを追加したり、代理承認や承認滞留時の自動通知機能なども役立っています」と、評価する。

　一方、運用面でも効率がアップし、生産性が高まったそうだ。5、6年前と比べると、申請書の数自体が約2倍に増えているが、ドキュメント管理とワークフローを担当する情報システム担当者は、人数的には従来のままの2名体制。実質の仕事量は増えているにもかかわらず、現状の人数で他の仕事も兼務できていることを勘案すると、かなりパフォーマンスが良くなっているといえる。藤樫氏は「この理由は、やはり申請書が簡単につくれるという『eValue NS』の特徴に起因するものでしょう。弊社では、複雑な内容の申請書が多いため、作成はすべて情報システム担当者側で行っていますが、『申請フォームエディタ』という機能を使えば申請書を簡単に作れるので負担が小さいのです。申請書ごとに利用権限の設定も可能で、非常に使い勝手がいいですね」と語る。

※後編に続く

《井上猛雄》