【SaaS事例紹介】文書共有時のセキュリティ管理——イーソリューションズが選んだSaaS型サービスとは

　戦略コンサルティングや事業プロデュースなどを手がけるイーソリューションズでは、顧客と重要情報を頻繁にやり取りする中で、文書ファイルに関わるセキュリティ管理が大きな課題となっていた。同社は、この課題を迅速かつ低価格で解決すべく、数あるセキュリティ製品の中から「BIGLOBEドキュメントコントロールサービス」をチョイスした。同サービス選定の決め手は何だったのか？　課題はいかに解決されたのか？　同社取締役副社長の地子徳幸氏に話を聞いた。

　イーソリューションズは、「ITソリューション」、「マーケティング＆CSR」（CSR：Corporate Social Responsibility）、「ライフサイエンス」という3つの領域にわたり、新しいマーケティング手法を提案したり、企業の新規事業を立ち上げたり、自社とシナジー効果がある企業への投資などを積極的に実施している。また、企業の社会的責任を担う提案も行っており、環境省の地球温暖化対策キャンペーンで馴染み深い「クールビズ活動」を提案したのも同社だ。地球温暖化に対する理解を明快かつシンプルに訴求し、多数の大企業とともに活動を展開している。

◆AdobeのPDF技術を利用し、文書のセキュリティをコントロール

　同社は業務内容がら複数の企業が関わるような事案を数多く抱えており、顧客から重要情報を受け取って支援を進めていかなければならない立場にある。地子氏は「たとえば、ある企業が事業を立ち上げたい、海外企業が国内に参入したいというようなケースでは、アライアンスパートナーや株主を集めたり、いろいろな企業を巻き込んで展開する必要があります。とはいえ、我々がクライアントから預かっている戦略を他社に提案する際には、それがすべて受け入れられる保証はありません。そこで外部へ出す情報については、非常に神経をつかってきました」と説明する。

　関連各社とタッグを組んで進めるプロジェクトでは、機密情報の流出は許されるものではないだろう。文書に関わるセキュリティ管理は、同社にとって大きな課題の1つだった。もちろん、これまでも社内サーバを立て、アクセス制限をかけたり、文書ごとの管理を徹底していた。しかし、ひとたびサーバから情報を取り出し、社外に持ち出すことになると、その管理はほとんどコントロールが効かなくなってしまう。ソフトウェアを利用し、パスワードなどで情報・文書を保護する仕組みはあっても、もしパスワードそのものが流出したり、それらを知る社員が退社したりすると、文書を見られるリスクもある。

　そして、同社が抱えるこの問題に対して、まさに救世主ともいえる現実解となったのが「BIGLOBEドキュメントコントロールサービス」であった。では、これは一体どのようなものなのだろうか？

　「BIGLOBEドキュメントコントロールサービス」とは、AdobeのPDF技術の活用により、電子文書のセキュリティを任意でコントロールすることができるSaaS型セキュリティサービスである。

　これは普段、仕事上で使用しているマイクロソフトのWord、Excel、PowerPointといった電子ファイルに対して、「ポリシー」と呼ばれる鍵をかけたPDFファイルを自動的に作成し、『誰に、どのような権限で、どれだけの期間、どの文書を閲覧／操作させる』といった制御設定を、管理者側が一元的にコントロールすることができるサービスだ。

　たとえば文書を送る利用者は、文書を誰に公開するか、いつまで公開するか、あるいは印刷やコピーなどを許可するか、といったポリシーを設定し、そのポリシーが付与されたPDF文書を閲覧者に送付する。一方、閲覧者側では、あらかじめ告知されたユーザーIDとパスワードを、PDFファイルを閲覧する際に入力することで、BIGLOBEのサーバで認証が行われ、文書を開くことができる。万が一、外部に文書が流出しても、サーバ認証が正しく行われない限り、他者はこれを開けないという仕組みだ。

　また配布済みのPDF文書に対しても、サーバのポリシー設定を変更することで、文書の開封権限や閲覧期間を変えることも可能だ。一度配布したドキュメント自体は物理的に消せないが、事実上、文書を無効化できるので二重に安心だ。これに加え、文書へ透かし挿入や閲覧ログ管理など、情報の流出に対する抑止効果を与える機能が充実しているのも魅力の1つだ。

◆SaaS型サービスで迅速に導入、セキュリティと生産性のバランスも

　本サービスの選定の決め手について、イーソリューションズの地子氏は次のように説明する。「まず個々の文書単位でセキュリティを管理できることが気に入りました。また導入が容易で、すぐに利用できる点も我々のニーズにマッチしました。通常のセキュリティソリューションでは、クライアント側に専用ソフトを入れないと使えないこともあります。このサービスは、AdobeのPDF Readerさえあればよく、大きな負担をかけずに導入できます。情報の提供先に負荷をかけないという意味でも満足しました」。

　サービスを利用する際には、導入のしやすさや使い勝手も大きなポイントになるだろう。本サービスはSaaS型であり、地子氏が指摘するように、すばやく導入できることもメリットの1つだ。特に企業規模によっては自社システムを構築できなかったり、専任のIT管理者を置けないこともある。アウトソーシングによってセキュリティ管理を任せるほうが、手間もかからず、安心感も強い。

　「特に我々のような中小・中堅企業、あるいは大企業でも部門単位での利用を考えると、新しい技術や洗練された技術は自社導入という形態ではなく、SaaS型などで提供される方向になると考えています。もしサービスが不要になれば、すぐにストップすることも、乗り換えることもできますし、柔軟性のある使いやすさが必要だからです」と地子氏。

　実際に同社では、2007年の12月に本サービス導入を決定し、その1週間後には完全に稼動している状態に入った。同社への導入・運用は極めてスムーズに行われたという。また、このようなサービスを導入する場合は、セキュリティと生産性のバランスは重要なポイントだ。あまりセキュリティを強化しすぎると、企業全体の生産性が下がってしまうこともあり得るからだ。文書を送る側は、パスワードに加え、IDの入力も必要だが、それほど手間はかからない。ポリシーのパターンもシステム上に登録しているため、文書に対するポリシー付与がどのようになっているか、Web上で一元管理できる。地子氏は、「BIGLOBEドキュメントクライアントサービスは、セキュリティを担保しつつ、生産性も維持できます。PDFでパスワードを発行していた場合と、ほとんど遜色はありません」と使い勝手も評価する。

◆長年にわたるサービス実績と信頼性も重要なポイント

　プラットフォームを提供するBIGLOBEには、パソコン通信の時代を経て、インターネット黎明期から、すでに10数年以上もの長きにわたり培ってきた多数の技術と実績がある。インターネット接続やコンテンツサービスなど、個人向けに2,000万人以上の会員を擁し、負荷の高いサービスを稼動させてきたノウハウを企業に向けて提供している。「我々が提供する文書はアライアンス先など、海外に送る場合も多いので、何かあっても365日24時間しっかりサービスが提供されることが重要です。また契約に関する文書は、相手側で5年以上も利用されたり、保管されることもあります。長いスパンでサービスの提供が可能なSaaS事業者が求められると思います」——BIGLOBEならば長年にわたるサービス実績と信頼性があると、地子氏は太鼓判を押す。

　また、BIGLOBEドキュメントコントロールサービスは、WebAPIを利用することで、ユーザー側でもセキュアな文書管理を実現するアプリケーションを容易に開発できる環境が整っている。ユーザーのニーズに合ったシステム連携が効果的に行えるため、将来的な展開もしやすい。いわゆる紋切り型の完成サービスを提供するのではなく、様々なユーザーニーズに応えられる柔軟性も大きな特徴だ。

　情報管理の重要性が高まる中で、より確実なセキュリティを実現する方法として、できるだけユーザーの要望をくみ上げた形でSaaS型サービスを強化していくこと、それが「BIGLOBEクオリティ」でもあるのだ。

　BIGLOBEドキュメントコントロールサービスは、初期費用40万円、月額費用は最大ID数に応じて60万円（500ID）から提供されている。

【企業プロフィール】
社名：イーソリューションズ株式会社
設立：1999年1月11日
所在地：東京都港区虎ノ門
社員数：約50名
資本金：4億9,998万円
事業内容：ITソリューション、マーケティング＆CSR、ライフサイエンス分野でのマーケティング手法の提案、新規事業の立ち上げ・投資など

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