【テレワークツール活用術 第19回】やめられない「FAX問題」解決の鍵は電子化と管理ツール活用 | RBB TODAY

【テレワークツール活用術 第19回】やめられない「FAX問題」解決の鍵は電子化と管理ツール活用

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【テレワークツール活用術 第19回】やめられない「FAX問題」解決の鍵は電子化と管理ツール活用
  • 【テレワークツール活用術 第19回】やめられない「FAX問題」解決の鍵は電子化と管理ツール活用
  • 複合機で受信したFAXを電子データとして管理できる(画像は富士ゼロックスWebサイトより。以下同)
  • 文書のプレビューなどが簡単に行える
  • 重要なトレイだけ通知を行うといったことも可能だ
  • 紙に出力することなくPC上でFAX送信が完結する
 多くの文書が紙からデジタルへ移行するなかで、今も残るFAXの管理に頭を悩ませている企業も多いのではないだろうか。当サイトを運営するイードでは、複数編集部で複合機を共有。従来は届いたFAXをアルバイトスタッフが手作業で部署ごとに仕分けていたが、手間がかかる上に紙の無駄にもなることから、その運用方法を廃止。複合機のPDF化機能を使い、電子化したデータがサーバー内のフォルダに格納されるようにした。

 PDF化によって、VPN経由で会社のサーバーに入れば、テレワーク環境下でもFAXをチェックできるようになった。一方で、この方法では同じ電話番号を使っているすべての部署のFAXが同一フォルダに集約されてしまう。そのため、他部署宛てのものも含めてすべてのFAXを確認しなくてはならず、紙のFAXが部署ごとに仕分けが行われていた頃に比べて確認に時間がかかるようになってしまった。

 イードではその後、オフィスの引っ越しを機にFAX番号を変更。これによって、届くFAXの数は激減し、管理の負担はかなり軽くなった。それでも依然として、複数部署のFAXが混在している問題は解決できていない。

 また、テレワークでのもうひとつの課題がFAXの返信だ。送信元が返信方法を「FAXのみ」に指定しているケースなどで、自宅からの返信ができず、「プリントアウトしたFAXに手書きで返信事項を記入し、写真撮影してメールで返信する」などの方法で対応することもあった。

 これらの課題の解決策を探るべく、FAXの送受信や管理を効率化する手段について富士フイルムビジネスイノベーション(旧・富士ゼロックス)に聞いた。

「DocuWorks」で電子化したFAXの管理を効率化


 同社の複合機は、受信したFAXのデータをまず本体のHDDに保管し、そこから紙で出力したり指定のサーバー内のフォルダに格納したりできる。しかし、電子化したFAXがフォルダ内に蓄積されていくだけでは、確認・整理に手間がかかることは変わらない。それを解消するため、同社では複合機と連携して使えるソフトウェア「DocuWorks」を提供している。

 同ソフトは、使いやすいプレビュー機能などによって、PDF化されたFAXの確認を容易にすると同時に、指定したフォルダにFAXが届いたときに通知を受け取ることのできる「トレー機能」も用意されている。ここでは、発信元の電話番号に基づいた振り分けも可能だ。たとえば、重要な連絡を頻繁に送ってくる相手からのFAXだけを特定のトレーに収めることで、優先的に確認できるようにするといった運用が考えられる。

 ただし、自動振り分けを行うには、「属性」とよばれる送信元の電話番号などの情報が必要になる。そのため、複合機の電話帳に相手の電話番号が登録されているか、ナンバーディスプレイなど相手の属性を表示できる環境で受信していることが条件となる。

 なお、トレイの振り分けは手動で行うことも可能だ。紙のFAXの振り分け作業に近い運用方法にはなるが、FAXデータの確認担当者を置き、内容に応じて宛先の部署や担当者別のトレイに文書を振り分けるといったこともできる。

重要なトレイだけ通知を行うといったことも可能だ


 電話番号による自動振り分けは、いつも同じ取引先などとFAXのやりとりをするケースでは便利だろう。一方で、おもにプレスリリースをFAXで受け取っていたイードの例のように、さまざまな送信元から大量のFAXが届き、それらを仕分けしたい場合にはやや使いづらい。このようなケースでは、すべてのファイルにOCRをかけ、それをファイル内に記載された差出人名や宛先部署名で振り分ける運用方法の検討も必要かもしれない。

PC上でFAX返信を完結できる機能も


 DocuWorksには、FAXの返信機能も備えている。ファイル内の入力したい箇所をクリックすることで、直接テキストの入力が可能。また、使用頻度の高いスタンプをあらかじめ作成しておき、それを押印するといったこともできる。その後、送信先の電話番号を指定してそのまま送信すればよい。紙に出力する手間がなく、自宅にFAXがなくても返信に対応できるのは大きなメリットだ。

紙に出力することなくPC上でFAX送信が完結する


 テレワーク化によって、紙をベースにしたFAXはこれまで以上に扱いづらいツールとなった。しかし、それでも完全に廃止に踏み切ることが難しいケースは少なくないだろう。電子化とその管理に特化したツールの活用は、そんなFAXにまつわる課題を解決する助けになってくれそうだ。
《酒井麻里子》

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