【テレワークツール活用術 第16回】電子署名に参入したDropbox、注目ポイントは連携機能とホワイトラベリング | RBB TODAY

【テレワークツール活用術 第16回】電子署名に参入したDropbox、注目ポイントは連携機能とホワイトラベリング

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【テレワークツール活用術 第16回】電子署名に参入したDropbox、注目ポイントは連携機能とホワイトラベリング
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  • ブラウザで署名依頼の作成画面が開き、シームレスに作業を行える
 テレワークの広がりを機に加速した脱・印鑑の動き。それを支える電子署名サービスの選択肢も広がっている。Dropbox Japanは、この10月から「HelloSign」で電子署名サービスに参入した。HelloSignは、海外では8年前から世界150か国以上で利用されてきたサービス。昨年、Dropboxが買収して多言語対応およびDropboxとの連携強化を行い、10月から日本国内での提供が開始された。

 同サービスの最大の特徴は、Dropboxからシームレスに署名依頼を行える点にある。パソコンのDropboxフォルダに保存した契約書などのテンプレートを使って署名依頼を送る場合、そのファイルの右クリックメニューから「送信して署名をもらう」を選ぶと、ブラウザで電子署名の作成画面が開く。

Dropboxに保存したファイルから署名依頼を開始できる(画像はHelloSign記者説明会デモより。以下同)


 その後、送信先メールアドレスの指定や署名箇所へのフィールド挿入を行い、署名依頼を送信すればよい。署名が完了すれば、署名済みファイルのコピーがDropbox内に自動保存される。

ブラウザで署名依頼の作成画面が開き、シームレスに作業を行える


 これは、テンプレートの作成・編集後すぐに署名依頼を行いたい場合にはとくに便利だ。従来の電子署名の場合、テンプレートを作成した後、ブラウザを開いて署名サービスのプラットフォームにアクセスし、先に作成したテンプレートのファイルをアップロードする流れになるが、複数のウィンドウを行き来することになるため少々手間がかかり、ファイル選択のミスが起きる可能性もある。ファイルから直接フローを開始できることは、これらの操作の手間やミスを防止するために役立つだろう。

 また、ロゴやフォント、色などをカスタマイズできる「ホワイトラベリング」を導入している点にも注目したい。これは、署名依頼のメールや署名ページに自社のロゴを入れたりコーポレートカラーを使ったりすることで、HelloSignを自社サービスのように見せることができるものだ。これにより、契約相手が「見知らぬサービスから署名依頼が届いた」と戸惑うのを防ぐことができるという。

 電子署名に慣れていない相手に署名を依頼する場合、事前に「〇〇というサービスから署名依頼のメールが届きます」と相手に伝えるプロセスが必要になる。署名依頼とは別にメールなどで説明するのは手間がかかり、相手にも面倒だという印象を与えてしまう可能性がある。自社のロゴが入った署名依頼を送れることで、改めて説明を行う必要がなくなり、相手も安心して署名を行うことができる。

 紙への押印から電子署名への流れは今後も進んでいくだろう。HelloSignのこれらの機能は、「電子署名は面倒なのでは?」「相手先の企業が不安に感じるのでは?」といった、電子署名を利用するにあたっての心理的抵抗の軽減に貢献し、日々の業務のなかでよりスムーズに電子署名を利用するために役立ちそうだ。
《酒井麻里子》

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