【グループウェアの最新動向 Vol.2】ユーザーの声を色濃く反映した「eValue NS」の魅力（後編）

エンタープライズソフトウェア・サービス

2012年7月2日（月） 17時15分

■「eValue NS」のスケジューラ機能

　OSKの統合型グループウェア「eValue NS」について、まず、スケジューラの機能から見ていきたい。もちろん昔は、スケジューラなどという便利なツールは存在しなかった。当時は、社長室の前に赤や青のランプを設置している企業もあり、それを見て秘書が「在席」か「不在」かを判断し、電話を取り次いだりしていたのだ。

　OSKの発想は、「それならば、スケジュールを公開してやればよい」というものだった。「ただし、社長や上司のスケジュールが全社員に公開されるのは困ります。そこで閲覧できる人を限定できる参照権を付けたり、秘書の手で社長のスケジュールを入れられる“秘書機能”を付けたりと、工夫を凝らしました。これも、すべてお客様のアイデアから生まれたものなのです。いかに日本人の拘りが私どもの製品に入っているのか、それを見ていただきたいですね」とOSKの笹原氏は語る。

　最新の「eValue NS」スケジューラには、日々のスケジュール管理から、施設予約、会議開催調整、行き先管理、受付業務まで、スケジュール登録と連動する形で、さまざまな業務活動を支援する機能が盛り込まれている。スケジューラには「個人スケジューラ」と「グループスケジューラ」の2種類があり、個人スケジューラではチャート／リスト／カレンダー形式でビューを選択でき、最大1ヵ月のスケジュールを表示できる。

　一方、グループスケジューラのほうは、メンバー全員の1週間のスケジュールを1画面で確認でき、予定をすぐに把握できるようになっている。空き時間だけを検索して表示させることも可能だ。会議をしたい場合には、空きビュー表示によって施設の空き状況をひと目で確認し、メンバー全員の空き時間に合わせて一括登録が可能だ。さらに会議参加予定者に複数の候補日を提示し、参加の可否を回答してもらう調整機能として「ミーティングコーディネイト機能」も配慮されている。

■いち早く、日本流のスケジューラを開発

　このようなグループスケジューラは、いまでこそ競合他社でも当たり前のように提供されているものだが、開発当初はそのような機能が存在していなかったという。

　笹原氏は当時の状況について次のように語る。「私どもがグループスケジューラを開発した当初、海外製スケジューラは、人や日付の項目が上に配置されており、時間軸も縦に表示されるものばかりでした。日本の手帳を見るとよく分かりますが、時間軸を横にして表示するのが当たり前の文化だったのです。そこでお客様のご要望に応えて、私どもが一番最初に時間軸を縦から横に変更したのです」。

　さらに当時は、スケジューラ自体も個人スケジュールを表示するものしかなかったそうだ。「欧米の文化では個人スケジュールのみが求められ、そもそも他人のスケジュールを並べて閲覧するという文化もありませんでした。もちろん他人のスケジュールなど登録できません。日本の場合には、他人のスケジュールを並べて表示し、上司が明日は会議するぞ！というように、部下の予定の中にイベントを突っ込むわけです。失礼といえば失礼な機能なのですが、当時から日本にはそういう慣習や文化があった（笑）。お客様のところに行って、そういう要望を聞いて、私どもが入れたものなのです」（笹原氏）。

■細部までこだわったコンポーネント

　また、チャート形式のスケジュール登録の方法にも大きな拘りがあるという。同社の上田氏は「スケジューラの登録方式として、数字を入力する方式だけでなく、予定を入れたいスケジュールの時間帯にドラッグしながら線を引いて範囲を指定して、すぐに登録できるようになっています。スケジュールを移動するときは、ドラッグ＆ドロップだけでよいので簡単です。またスケジュールに人を追加して配置する際には、人数が増えていくと表示がどんどん間延びして見づらくなってしまいます。そこでスケジュールが増えてきたたら、それらを重ね合わて自動表示できるような工夫も凝らしました」と説明する。

　これらは実際に使ってみて初めて利便性が分かる機能と言えるだろう。たとえば、スケジュール時間を「13時」から「15時」というように数字で入力するよりも、見た目でスケジュールを手で引いて、そのあとに必要な情報を入れてやるほうが、時間軸をイメージで捉えられて非常に使いやすいのだ。

　同様に、スケジュールが重なるとシステム側でアタリを計算して、見やすいように自動的にサイズを変更してくれる機能も秀逸だ。これはOSKで特許を取得した表示法だという。「施設予約の場合は、同じ時間帯でスケジュールが重複するとダブルブッキングになってしまうため、それを防止する機能が付いています。一方、人のスケジュールの場合には、会議が重なることもあるわけです。最初にある会議に出席し、中座して別の会議にも出るというようなケースです。私どものスケジューラでは、幅が一定になるようにスケジュールを重ねて表示するため、間延びすることなく全体を俯瞰できるわけです」（OSK 橋倉氏）。

　このように「eValue NS」には、一つ一つのコンポーネントに対して、徹底的な拘りが細部に宿っている。今回はスケジューラという一部の機能について紹介した。次回は残りの機能、ドキュメント管理やワークフローなどを中心に、OSKならではといえる機能について紹介していく予定だ。

《井上猛雄》