ジャストシステム、ファイルサーバ可視化・文書管理システム新版「GDMS 2.0」発表 | RBB TODAY

ジャストシステム、ファイルサーバ可視化・文書管理システム新版「GDMS 2.0」発表

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ファイルサーバーの任意の共有フォルダを一目で確認できるダッシュボード
  • ファイルサーバーの任意の共有フォルダを一目で確認できるダッシュボード
  • 分析要素の例
  • 使われていないファイルや、重複文書の存在を一覧表示して確認
  • アクセス権不整合フォルダ/ファイルの一覧をCSV形式で出力可能
 ジャストシステムは、ファイルサーバーの状態を可視化し、情報の重要度や利用状況などに応じて、情報を整理できる文書管理システム「GDMS」に、機密文書の管理徹底と、ファイルの整理前にユーザーが確認を行える機能を新搭載した「GDMS 2.0」を発表した。

 「GDMS」(Green Document Management System)は、ファイルサーバーに保存されている、何ヶ月もアクセスされていないファイルや内容が重複しているファイル、ファイル名が類似しているバージョン違いのファイルなどを可視化し、不要なファイルを削除、またはバックアップ領域へ移動するなどの整理が行えるファイルサーバー可視化システムだ。ファイルの整理は定期的に自動実行し、ファイルサーバーの肥大化対策、および情報の品質向上が行える。また、ファイルのアクセス権設定をチェックし、機密情報や重要文書の適正な管理を支援する。

 「GDMS 2.0」では、機密情報用のフォルダ外に、誤って機密文書が格納されていないかを確認する機能を新搭載した。機密文書があった場合には、管理者にアラートメールの送付や、任意のフォルダへの自動移動を実行する。機密情報用のフォルダに通常の文書が含まれている場合にも同様に制御を行う。加えて、機密文書が複製されている場合や、フォルダのアクセス権が正しく設定されていない場合についても可視化・制御をするので、情報漏えい防止の徹底が可能だ。

 また、「陳腐化」や「重複」「未参照」といった条件から整理対象となったファイルに対して、管理者が移動や削除といった整理を行う前に、各ユーザーに対して確認を行える機能を新たに追加した。管理者は、ユーザーがファイルごとに行った判断に基づいてファイルの整理を実行でき、必要なファイルを間違って移動や削除してしまうといったことを防げる。

 さらに、ファイル整理を行った場合のシミュレーションなどが行える「概況画面」を一新し、ファイルサーバーの利用状況の課題や、「陳腐化」や「重複」などの項目ごとの削減量と全体削減量が、より把握しやすくなった。また、ファイルサーバーの利用状況に関する概況レポートや機密文書の管理状況に関するレポートを、html形式の保存に加え、PDF形式で定期的に自動保存できるようになり、レポートの共有が容易になった。さらに、整理対象となったファイルのコピーや移動時に、アクセス権の設定を自動で引き継ぐようになったので、整理後に逐一設定し直す必要がなくなった。

 「GDMS 2.0」は6月30日発売。管理対象サーバーのストレージ容量が10TBまでの従来製品に加え、3TBまでの製品と1TBまでの製品を新たにラインナップに追加する。価格は、10TBまでの「GDMS 2.0」が280万円(税別)、「GDMS 2.0(3TB)」が180万円(税別)、「GDMS 2.0(1TB)」が130万円(税別)となっている。体験版は7月より公開される予定。

《池本淳》

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