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【業務系フリーソフト講座】第1回　数あるクラウドフリー業務ソフトの特徴と選択のポイント

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●小規模企業にこそ求められる業務効率化

　経営や管理にさける資源に限りがある小規模企業にとって、業務の効率化は大きな命題です。企業に求められる経営、管理業務は、規模の大小に関わらず、行わなければならないものも多く、大規模企業にとっては、それほど負荷に感じない業務も、小規模企業にとっては、大きな負担となりがちです。

　とくに、個人事業者や家族など少人数で運営している企業では、資源を管理業務に割くという事は、そのまま営業資源の減少につながり、業績を低下させることにつながりかねません。そうした事態をさけるためにも、小さな企業ほど業務の効率化を進めていかなくてはなりません。

●低コストに業務を効率化することが可能な時代

　管理業務の効率化には、業務ソフトの導入により、手作業を機械化することが効果的なのですが、つい最近まで、ことはそれほど簡単ではありませんでした。業務ソフトは、個人向けのソフトのように大量に売れるものではないこともあって、比較的高価で小規模企業にとっておいそれと導入できるものではありませんでした。会計ソフトや給与計算ソフトといった基本的なものでも、安いもので数万円、高いものは100万円ほどもしたのです。

　しかも、こうしたソフトは、オフィスに設置したパソコンにインストールして使用するもので、パソコンの故障やウィルス感染などからデータを保全する対策や法改正に対応したソフトのバージョンアップ対応など、ソフトの購入費用以外にも種々の配慮とコストが必要なものでした。作業はオフィスのパソコンで行うしかなく、外出中の空き時間に細かい処理を進めるといったことも出来ませんでした。

　ところが、昨今のクラウドコンピューティングの進展により、様相は一変しました。クラウドベースで、無料ないしは低価格で業務ソフトを提供するサービスがいくつも現れてきたのです。こうしたサービス(クラウド業務ソフト)を利用することで、極めて低コストで業務の効率化を進めていくことができる時代となりました。Windowsパソコン以外にも、Macやタブレット、スマートフォンなどに対応しているものも多く、いつでも、どこでも業務ソフトを利用することができます。
《松山俊一》

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