【グループウェアの最新動向 Vol.3】日本的な使い勝手へのこだわりが評判を呼ぶ！（後編）

エンタープライズソフトウェア・サービス

2012年8月22日（水） 17時15分

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■日本文化に細かく対応したワークフロー

　「eValue NS」のワークフロー機能は、OSKにとって非常にこだわりがある部分であり、ユーザーからの評判もよいところだ。笹原氏は、「私どもがワークフローを開発した当時、とにかく日本文化に合ったものをつくろうと考えました。海外製のグループウェアは、通り一遍のルールしかサポートしていませんでした。日本では単純に『Yes』と『No』だけで意思決定が済むことはありません。たとえば、承認するにも根回し文化があるため、他人の意見を聴収できる“相談機能”や、承認プロセスとは別フローで、複数の関係者へのお伺いを立てる“合議機能”なども取り入れました」と説明する。

　また承認を止めている人に対しては、システム側から自動で承認を促す「自動催促／自動承認」といった工夫も用意した。こういう気配り機能の良さは、実際に使ってみないとなかなか分からないものだ。さまざまな機能を搭載するワークフローだが、やはりその評価が高まった契機は「内部統制」というキーワードだったという。

　製品開発を進めてきた上田氏は次のように語る。「内部統制によって、従来は紙などで運用していたものを、経営の観点からどのように判断したのか、しっかりエビデンスとして保存しておく必要がでてきました。そこでワークフローが重視されたわけです。『eValue NS』のワークフロー機能は、競合と比べて非常に細かい設定が行える点が特徴です。どういう人が、どういう条件で、どのようにハンコを押すのか、承認の仕方も細やかに設定できます。細かい設定に加え、どのように紙を電子化して使いやすくするかということに重点を置き、紙と同じように利用したいという日本的なこだわりに対応できるよう努力しました」。

　またワークフロー申請フォームには60種類以上のサンプルが用意されているが、専用エディタによってオリジナルフォームをユーザー好みに作成できる点も嬉しいところだ。「ノンプログラミングで、フォームにさまざまなコントロール（オブジェクト）を配置し、既存帳票を活かした申請フォームをつくれます。さらに開発者用SDKを提供していますから、基幹連携なども含めた高度な申請フォームまでカスタマイズできるのです」と橋倉氏。

■ユーザー視点で実現した、基幹システムとのシームレスな連携

　もう1つ「eValue NS」の大きな強みとして挙げられるのは、連載第1回でも紹介した基幹系との連携だ。実はOSKと同規模のベンダーで情報系と基幹系の両ソリューションを提供している競合はない。OSKには基幹業務システム「SMILEシリーズ」という柱があるが、これと併せて利用することで、データをシームレスに連携して利用できる点が同社の最大の強みだ。ワークフローは、すべての仕事の入口になる。そして、あらゆるデータを再利用できる使い勝手の良さも決め手の1つといえよう。

　「たとえば経費申請で小口精算を行う場合、ワークフローと会計システムが連携していないと、
ワークフローの小口精算の結果を経理担当者が会計システムに再登録し、支払データの作成まで
行う必要があります。SMILEとeValueの連携ではこれらを自動化することで経理担当者の業務を
大幅に軽減することができます。もし他社製品でつなぎ合わせてつくることになれば大変な労力が必要になります」（上田氏）。そのため、最近では「eValue NS」を「SMILEシリーズ」と一緒に導入する事例が増えているという。

　「ワークフローやドキュメント管理と単純に連携するのではなく、エンドユーザーの立場を考えて使い勝手が良いように工夫を凝らしています。『eValue NS』と『SMILEシリーズ』のワークフローのインターフェースは必ずしも似ていません。しかし、会計担当者でも簡単に使えるように『SMILEシリーズ』と違和感がない操作性に変えています。これも大きな特徴になるでしょう」（橋倉氏）

■今後必須となるモバイル機能

　また最近のトレンドとして、一番ニーズが高いものがモバイル機能だ。これは、社内で運用中の「eValue NS」に対して、スマートフォンやタブレット端末などからアクセスできる機能だが、スマートフォンに搭載されたWebブラウザのみならず、テキストコピー禁止などのセキュリティ機能を付加した専用ブラウザ「セキュアブラウザ for eValue NS」と連携することも可能となっている。

　「タブレット端末はメインデバイスのPCに替わって使われるようになります。すでにタブレット端末を中心に据えるユーザーも多くいますから、いまPCで使われている機能をタブレット端末でも提供しなければなりません」（橋倉氏）。たとえば最近では、電車の中でワークフローで承認をしている管理職もいる。外出が多くて忙しいユーザーでも、いつでもどこでも最新の社内情報にアクセスし、スピーディな判断や決済、顧客対応が可能になるのだ。

　このようにOSKでは、ユーザーの声を常にキャッチアップし、ワークスタイルの変化に対応できる最新機能をどこよりも早く提供し続けている。「eValue NS」は、同社の姿勢が如実に反映されているグループウェアとして、これからも進化しつづけ、中堅・中小企業の業務を強力に支援してくれるだろう。

《井上猛雄》