全社員8人の企業がいち早くマイナンバー制度対策を行った理由とは? | RBB TODAY

全社員8人の企業がいち早くマイナンバー制度対策を行った理由とは?

 株式会社ワイズプロモーションは、プロモーション業と飲食業という2つの事業を両輪として展開するユニークな企業だ。現在のメイン事業であるプロモーションは、企画から広告制作、イベントの事務運営までをワンストップでサポートしている。

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代表取締役 今井恵介氏
  • 代表取締役 今井恵介氏
  • プロモーション業と飲食業を展開する(写真右が今井社長)
  • 代表取締役 平山理子氏
 株式会社ワイズプロモーションは、プロモーション業と飲食業という2つの事業を両輪として展開するユニークな企業だ。現在のメイン事業であるプロモーションは、企画から広告制作、イベントの事務運営までをワンストップでサポートしている。一方、飲食業に関しては、名古屋の隠れ名物の「カレーうどん」を提供する店を都内で経営しており、今後は国内のみならずアジア圏でのグローバルな展開を目指す構えだ。

 同社の社名である“ワイズ”は「社員みんなでワイワイやろう!」という意味を込めたものだというが、こうした企業理念は広告業と飲食業の双方に通底する考えだ。そんな同社がマイナンバー制度対策を意識し始めたのは2015年の8月から。まだ通知カードも送付されていない段階であったが、いち早くマイナンバー制度の対策を行うことになったそうだ。

 というのも、同社の代表取締役である今井恵介氏は、ITセキュリティに関する意識が非常に高い人物だからだ。同社は創業まもなく、個人情報保護体制の認定制度である「プライバシーマーク」(Pマーク)を取得した。ご存知の方も多いだろうが、Pマークを取るにはさまざまな手続きが必要だ。従業員8名の規模では、かなり珍しいケースだろう。もちろん、全社員がセキュリティの重要性を理解し、個人情報の管理意識も非常に高い。


代表取締役 今井恵介氏


「我々は社会的にしっかりした企業として、公的認証を取ることで皆さまに認めていただきたいと思っていました。そこで創業4ヵ月という異例のスピードでPマークを取得させていただきました。そのおかげもあり、現在では個人情報を取り扱う多くの企業から、お仕事を頂戴できるようになりました」(今井氏)。

 中小企業にとって、マイナンバー制度への取り組みは手間もコストもかかり、ネガティブなイメージがあるのも事実だ。「とはいえ国が決めた方針ですから、遵守しなければなりません。Pマークを持つ会社としては、社員からマイナンバーを集める前に何か手を打たねばならないと感じました。そんな折り、各社のサービスを調べているうちに、NTT東日本のWebサイトに辿り着き、ご相談させていただくことになりました」(今井氏)と振り返る。

 今回、同社がNTT東日本から導入したのは、オンラインストレージサービス「フレッツ・あずけ~るPROプラン」(25GBプラン/月額・税別1,200円)と、PC向けセキュリティサービス「フレッツ・ウイルスクリア」(8台分/月額・税別1,150円)、PCなどのITまわりの電話相談や遠隔サポートを利用できる「オフィスまるごとサポート(ITサポート)」(プラン2/月額・税別11,000円)だ(フレッツ光の利用料は別途必要)。すでに同社はインターネット接続サービスとして「フレッツ光」を導入していたため、新たな回線工事などの初期費用は不要だった。そのため相談から7日間という超特急で導入を実現したそうだ。

 マイナンバー制度の対策にあたっては、まず社員の個人番号をどのように保管すべきかが大きな課題だった。「社員から集めたマイナンバー関連の書類を金庫に保管すべきか、そのスキャンデータをPC本体に保管すべきか迷いましたが、後者を検討しました。ただし総務用のPCはインターネットにも接続するものなので、セキュリティ上の問題があると感じました」(今井氏)。

 そこで浮上したのが「フレッツ・あずけ~るPROプラン」だった。とはいえ今井氏は当初、重要なデータを外部に出すクラウドサービスを必ずしも信用しているわけではなかったという。

「正直にいうと、クラウドサービスには不安もありました。しかしNTT東日本だからこそ、お客様の重要なデータを預けてもよいだろうと判断しました。同社の安心・安全なブランド力と、堅牢なデータセンターでの運用、さらに契約回線以外から保管データにアクセスできない“回線認証機能”や、IDやパスワードが万が一漏れても指定端末しか使えない“端末認証機能”などが導入の大きな決め手になりました」(今井氏)。

 もう1つの決め手になったのが、ファイルの共有機能だ。同社はプロモーション業という仕事柄もあり、100ページ以上に及ぶ企画書を作成することは日常茶飯事だ。今井氏は「1ファイルでも数GBになることは珍しくありません。相手先にファイルを送るために、従来は他社のストレージサービスを利用していましたが、これを機に『フレッツ・あずけ~るPROプラン』に変更しました。クライアントに提出する企画書には改訂や修正も発生するため、世代管理ができる点も重宝しています」と評価する。

 一方、「オフィスまるごとサポート(ITサポート)」に関して、今井氏は「人員的なこともあり、社員ひとりで複数の仕事を兼務することが多く、日常的なIT管理業務が負担になっていました。もしトラブルが起きた際には、いつでもNTT東日本のヘルプデスクでサポートしていただけるため、大きな安心感があります」と説明する。


プロモーション業と飲食業を展開する(写真右が今井代表取締役)


 また「オフィスまるごとサポート(ITサポート)」では、オフィスにあるIT機器の一覧表示機能やセキュリティに関する定期診断レポート、情報漏えい対策機能も提供している。同社では、情報漏えい対策機能のうち、USBメモリとソフトの利用制限についても採用。「Pマークを取っているため、PC本体から重要情報をコピーできないように、USBメモリの利用も制限しています。それ以外にも、情報漏えいに繋がる恐れのある、ファイル共有ソフトなどの起動ができないようにソフト利用制限も適用しました」(今井氏)。

 このように同社では、マイナンバー制度対策を単なる“守りの対策”ではなく、積極的な“攻めの対策”として前向きに捉えている点が印象的だ。メイン事業であるプロモーション業の拡大はもとより、将来的には飲食業のカレーうどん店の店舗拡大も計画している。NTT東日本のマイナンバー制度の対策サービスならば、たとえ拠点数が増えたとしてもしっかりと対応でき、さらに本社と拠点間の情報共有やコミュニケーションを円滑にできるサービスとしても大いに活用できるだろう。

 今井氏は「とはいえ、マイナンバー制度への対策はまだ緒に就いたばかりです。すでにNTT東日本のご協力により、対策の器は整いましたが、マイナンバー情報を取り扱ううえでは、社員の意識も大切になってきます」と気を引き締めていた。

■総合的な多層防御を適用できるUTMでセキュリティ対策

 さて、ここからはもう1つの事例を紹介しよう。家庭用および業務用洗剤の製造・販売を中心に事業を展開するグローブイーピー株式会社は、NTT東日本が主催するマイナンバー講習会に参加したことが契機になり、セキュリティ対策への危機感が生まれたそうだ。

 「マイナンバーが漏えいした場合に罰則があることを知り、中小企業でもしっかりとした対策が必要だと感じ、NTT東日本の営業担当者に相談しました」と語るのは、同社代表取締役の平山理子氏だ。


代表取締役 平山理子氏


 同社ではマイナンバーを管理するにあたり、「書類を金庫で保管するより、クラウド上のストレージ上で管理するほうがよい」(平山氏)と感じて、「フレッツ・あずけ~るPROプラン」(10GBプラン/月額・税別500円※フレッツ光の利用料は別途必要)の導入を決定。「このサービスはマイナンバー制度対策にも、各種業務情報の保管など、日常業務にも使えるため、大変便利だと思いました」(平山氏)。

 外部からの不正アクセスによる情報漏えいを防ぐために、「Biz Box UTM」(SSB10/月額・税別2,500円、初期費用・税別640,000円)も導入。多層防御による統合的なセキュリティ対策と、24時間365日の監視体制も整えた。さらに、「オフィスまるごとサポート(ITサポート)」(プラン・ミニ ライト[月5回までサポート]/月額・税別1,000円※フレッツ光の利用料は別途必要)にも加入した。

 このように同社は、インターネット回線(フレッツ光)、クラウドサービスに加えて、UTMといった対策を施すことで、しっかりとしたセキュリティを実現し、大いに満足しているという。

《井上猛雄》

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