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前編では文書管理の要件として、データの中から必要な情報を迅速かつ正確に見つけ出せる検索性を中心に紹介した。文書管理を実施する上で、もう1つ見逃せない点がある。
昨今、「ビッグデータ」というキーワードに代表されるように、企業内に蓄積された膨大なファイルやドキュメントなどのデータ類をいかに整理して、有効活用すべきか？ という課題がクローズアップされ、文書管理ソリューションへの注目が高まっている。
前回は、文書管理のライフサイクル上の「発生」と「管理」のフェーズについて紹介した。今回は、セキュアな管理や省スペースが求められる「保存」、環境への配慮も重要な「廃棄」についてみていきたい。
「今、非常に多いのは契約書などの文書が見つからないという声です」。大塚商会 共通基盤プロモーション部 ODSプロモーション課の榎本貴氏は、中小企業の文書管理の現状についてこう話す。
