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実は難しいペーパーレス化！複合機プラスアルファで解決するソリューションとは？

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大塚商会 エリアプロモーション部 エリアプロモーション課 課長 矢野祐成氏
  • 大塚商会 エリアプロモーション部 エリアプロモーション課 課長 矢野祐成氏
  • 本物のキャビネットがあるようなイメージで直感的に文書を管理できる「楽2ライブラリ」
  • 本物のキャビネットがあるようなイメージで直感的に文書を管理できる「楽2ライブラリ」
  • 「Quickスキャン V2」で、複合機の操作パネルから指定フォルダにファイル名をつけて保存
  • 登録できる最大データ量は67200バインダ
  • 「Quickスキャン V2」で、複合機の操作パネルから指定フォルダにファイル名をつけて保存
  • 「Quickスキャン V2」で、複合機の操作パネルから指定フォルダにファイル名をつけて保存
  • 中小企業向けに適する「QuickスキャンBOX楽2ライブラリパック」。価格は29万8000円
■ミスプリや放置印刷を激減させる

　矢野氏は、複合機プラス1の連携サービスとして「カンタン私書箱プリントAE2」についても説明した。これはミスプリントや放置プリントの対策に便利なオンデマンド印刷アプリケーションである。

　「文書をモノクロで印刷するつもりがカラーで印刷してしまったり、Excelで表組がページからはみ出してしまったり、あとから間違った文字を発見して再プリントしたりと、プリント時のうっかりミスは意外と多く発生します」。社員ひとりで見れば、それほど大したことではないように思えるが、カラープリントのミスなどは割と痛手になる。こういうミスが会社全体で積み重なっていくと、あっという間に無駄なコストが嵩んでしまう。

　そこで、「カンタン私書箱プリントAE2」を導入すれば、PC端末からの印刷文書をユーザー各自の私書箱に振り分けられ、複合機やプリンタ側の操作パネルに表示して、そのパネルで印刷したい文書を確認してから印刷するという運用に切り替えられる。複合機側でワンクッションがおかれるため、結果的にミスプリントは減る。また私書箱に暗証番号を設定すれば、他人に見られたくない機密文書を印刷する際にも安心して利用できる。

　ロケーションフリー印刷に対応しているというメリットもある。他の社員が大量の文書を複合機などで印刷しているケースでは、なかなか出力が終わらずにイライラすることもあるだろう。このような時、出力先の複合機に蓄積された文書を、他の空いている機器（プリンタ）から印刷できれば業務効率もアップする。「カンタン私書箱プリントAE2」ならば、サーバがなくても複合機間で5台まで（プリンタでは4台まで）ロケーションフリー印刷に対応する。

　矢野氏は「このアプリケーションは価格5万8000円。無駄なミスプリントを1ヵ月に換算して計算すると、どのくらいの期間でペイするか分かります」と強調。細かいことかもしれないが、このような日々の小さな努力がコストの削減と業務効率のアップにつながっていくのは間違いないだろう。

■複合機で名刺を一括スキャンし、クラウド上でデータを管理！

　複合機のプラス1連携ソリューションとして3番目に紹介されたのが、先ごろ新バージョンが登場したばかりの「どこでもキャビネットV2.0」。複合機でスキャンした文書データを、ファイルサーバ経由あるいは、どこでもキャビネット経由で共有することができ、ユーザーに好評を博していたオンラインストレージサービス「どこでもキャビネット」に名刺管理機能を追加した。

　ビジネスマンにとって、名刺の整理は面倒な作業だ。机の中の名刺ホルダーに名刺をランダムに入れっぱなしにしていることも多い。しかし相手の部署や役職が変わることもあり、特に外回りの多い営業職では情報をしっかり把握しておかないと思わぬトラブルが起きることもあるので注意したい。とはいえ名刺を電子化するにも登録作業に手間がかかる。そこで文書の電子化と同様に、どこでもキャビネットと複合機を連携させれば、名刺を簡単に登録でき、管理もラクになる。具体的には、複合機に複数の名刺を任意に並べて一度にスキャンし、先ほどの「QUICKスキャン V2」で自分のフォルダに登録。保存された名刺は、自動で1枚ずつOCR処理され、データ化される。

　登録時に名刺情報の共有設定が行なえ、スマートデバイスからの登録にも対応する。デバイスのカメラで相手の名刺を撮影し、アップしておけば便利だ。相手のデータを閲覧するだけでなく、そこから電話をかけたり、地図（Mapion）を起動して訪問先を確認することも可能。矢野氏は面白いスマートデバイスの使い方として、近所検索機能の利用も提案。「たとえば営業先で地図を起動し、名刺登録されている担当企業を現在地から近い順にピン表示し、空き時間があれば、このような企業にもアプローチすれば効率的です」。

　このように、アプリケーションとの組み合わせで、複合機の使い方の幅はかなり広がる。プラス1の複合機連携ソリューションを活用すれば、コスト削減や業務効率の向上に貢献できるだろう。
《井上猛雄》

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