VeBuIn株式会社（本社：茨城県つくば市、代表取締役：シャー バビック）は、AIを搭載した統合型ワークフローシステム「ジュガール」において、新たに「文書管理機能」をリリースいたしました。
ジュガールは、これまでワークフロー機能により、フォーム統一による「作成（コミュニケーションの定型化）」と、承認プロセスによる「処理（コミュニケーションの公式化）」を支援してきました。
今回の新機能追加により、決裁後の「保管（コミュニケーションの共有化）」「保存（コミュニケーションの証跡化）」「廃棄（安全な情報廃棄）」までがシームレスに統合されます。これにより、文書の誕生から終えんまでのライフサイクル全体を一元管理し、企業の内部統制システムを飛躍的に強化します。
開発の背景：AI時代の「ガバナンスの崖」とSaaSの分断
現代においては、生成AIツールの進化により、誰もが高精度な文書を「生成」し、容易に「修正」できる時代となりました。これは業務効率を飛躍させる一方、企業の公式文書が「いつ・誰によって・どのように」作成・修正されたかの証跡（トレーサビリティ）を失わせ、情報資産の「信頼性」を根本から揺るがすリスクとなっています。
多くの企業では、この問題に加え、「ペーパーレス化」を主目的にワークフローシステムが導入されてきました。その結果、プロセスは「作成」から「承認」までで完結し、承認後の文書はPDFとして出力され、別のクラウドストレージや文書管理システムで「個別に」保管・設定されるという流れが定着しています。
この「プロセスとアーカイブの断絶」は、システムが分断（サイロ化）されている状態そのものであり、決裁後の文書が統制外の「野良ファイル」となる温床です。システムが分断されることで監査ログも分断され、文書のライフサイクル全体で整合性を持った管理が困難になります。この断絶は、AIによって容易に改ざんされた文書が「正」として扱われてしまう重大なガバナンスリスクとなります。
稟議、申請、報告、届出といった企業の公式文書は、AI時代だからこそ、その誕生（作成）から終活（廃棄）まで、一貫したポリシーで「統合管理」することが、堅牢な内部統制システムの構築に不可欠です。
統合型ワークフロー「ジュガール」のサービス全体像
新「文書管理機能」が実現すること：文書ライフサイクル全体の統制
1. 必要な人だけがアクセスできる安心の管理体制従来の「どの画面にアクセスできるか」を決めるシステム権限に加え、フォームの編集やその文書の閲覧をフォームごとに設定できる権限管理を導入しました。
管理部門ごとに、異なるフォームの管理者として設定することができるようになりました。
2. 探す手間をなくし、必要な文書をすぐ確認一覧表示を業務に合わせて自由にカスタマイズできます。例えば「合計金額」「取引先名」など、確認したい列だけを表示させれば、文書をいちいち開かなくても必要な情報を一覧で把握可能。日々の確認作業の時間を劇的に短縮します。
3. 文書を正しく残し、監査対応も万全にフォームごとにあらかじめ保存期間を設定することで、決裁完了文書を「公式文書」として保護します。期間内は変更・削除をロックし、改ざんや隠ぺいを防止。監査対応の証跡として原本性を法的に担保します。
4. ルールに沿ったプロセスで、文書を確実に廃棄法定保存期間や社内規程に基づいた保存期間が満了した文書を自動でリストアップ。廃棄承認フローを経て、機密情報や個人情報を含む不要になった文書を安全かつ確実に廃棄し、その証跡も記録します。
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今後のビジョン：AIによるガバナンスの高度化
ジュガールは、今回の文書管理機能のリリースを基盤とし、AIによるガバナンスをさらに高度化します。AIによる規程チェック（文書ライフサイクル実行サポートへの拡張）
ジュガールに既に搭載済みの「ナレッジベース」機能（規程・マニュアル管理）と連携します。このナレッジベースを基に動作するAIアシスタント（AIチャットボット）が、文書の作成・処理実行時に内容を自動でチェックし、規程違反や不備を指摘します。これにより、既存の「問い合わせ自動対応」機能が、さらに一歩進んだ「文書ライフサイクルの実行サポート」へと拡張されます。
生成AIによる意図検索
従来のキーワード検索に加え、「昨年A社と締結した秘密保持契約書で、競業避止義務について記載があるもの」といった、人間の意図に基づいた高度な検索・抽出を可能にします。
ジュガールワークフローについて：ビジョンは「統合していくこと」
ジュガールは、AIエージェントが業務を自律的にサポートし、AI時代に不可欠な「文書の信頼性」を担保する次世代の「統合型・社内文書統制基盤」です。SaaSの分断がもたらすコスト増加と運用負担の増大という課題に対し、ジュガールは「統合していくこと」をビジョンに掲げ、１つのツールで業務プロセスと情報資産を一元管理できる環境を提供します。具体的には、企業のあらゆる社内文書と業務プロセスを、以下の4領域をネイティブに統合することで一元管理します。
- ワークフロー（プロセス文書）
- 文書管理（文書アーカイブ）
- ナレッジベース（規程・マニュアル等のルール文書）
- 公的コミュニケーション（通達や業務連絡などの連絡文書）
特に「ナレッジベース」基盤においては、部署・役職による厳格な権限設定に基づき規程やマニュアルを配信するだけでなく、AIが社内からの問い合わせに自動で応答する「AIアシスタント」機能を既に提供済みです。
従来、本リリースで発表したような文書ライフサイクル全体をカバーする高度な内部統制機能は、主に「大企業向け」の高額なシステムでしか実現できませんでした。
しかし、ジュガールはこれらの機能を、本質的にすべての企業に必要不可欠なものと考え、ユーザーあたり月額300円(税別)～という、導入しやすい価格設定で提供します。
ジュガールは、企業の規模に関わらず、すべての企業が堅牢なガバナンス体制を構築できるよう支援してまいります。
ご利用料金と安心の導入支援体制
本機能を含む全ての機能は、追加料金なしでご利用いただけます。料金は変わらず、1ユーザーあたり月額300円。現在、導入支援も積極的に行っており、
お客様がスムーズに活用を開始できるよう、万全の体制でサポートします。
ジュガールワークフロー： https://jugaad.co.jp/workflow/
経費精算、請求書支払といった業務プロセスについても、ジュガール経費精算で一元管理できます。ジュガールワークフローとセット導入する場合、１ユーザーあたり月額500円とリーズナブルな料金でご利用いただけます。
ジュガール経費精算 ： https://jugaad.co.jp/expense/
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【会社概要】
会社名：VeBuIn株式会社
所在地：〒305-0045 茨城県つくば市梅園2-1-13 筑波コウケンビル
代表者：シャー バビック
設立：2015年4月
事業内容：ソリューション事業（オーダーメイドのAI×ITサービス提供）、プロダクト事業（ジュガール）
URL：https://vebuin.com
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