認証制度資料を保管する際の閲覧権限と更新履歴を整理
認証制度に関する資料には、申請書、確認記録、説明資料、ロゴ使用要領、問い合わせ回答など複数の文書が含まれます。資料を保管する際には、最新版だけでなく旧版の扱い、閲覧できる担当者、更新理由を明確にしておくことが重要です。
確認項目としては、資料名、版番号、作成日、更新日、作成者、確認者、閲覧権限、保管場所、旧版の保管期間、外部共有の有無、問い合わせ回答との紐付けなどが挙げられます。制度説明に使う資料と内部確認用の資料を分けて管理することで、外部向け説明の範囲を明確にしやすくなります。
また、認証制度の対象範囲や使用条件が更新された場合は、関連する説明資料やFAQも同時に確認する必要があります。更新履歴を残しておくことで、過去の回答や表示物を確認する際の根拠をたどりやすくなります。
JHFCは、認証制度資料の保管を単なるファイル整理ではなく、制度説明の一貫性を支える記録管理として整備することが大切だと考えています。
■ 一般社団法人日本認定健康食品協会について
一般社団法人日本認定健康食品協会は、健康食品に関する表示資料、品質確認、認証制度に関する情報整理を通じ、事業者と消費者の間で確認しやすい情報環境づくりを目指しています。
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本品は健康食品であり、医薬品ではありません。
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