健康食品の苦情受付を社内確認へつなぐ際の記録項目を整理
苦情受付では、問い合わせ内容、対象商品または品類、購入時期、ロット情報、保管状況、使用状況、回答履歴などを確認する場面があります。初期対応の段階で必要な情報をそろえておくことで、品質確認、表示資料の照合、関係部門への共有が進めやすくなります。
確認項目としては、受付日、受付経路、問い合わせ分類、対象ロット、購入場所、現品や写真の有無、参照した表示資料、回答担当者、社内確認先、追加確認の要否、回答完了日などが挙げられます。対応途中の判断を残す場合は、確認済みの事実と未確認事項を分けて記録することが望まれます。
また、苦情内容を社内で共有する際には、個人情報の扱いに注意し、必要な範囲に限定して共有する必要があります。品質確認と販売条件の問い合わせが混在する場合は、分類を分けて担当部門へつなぐことで、回答内容の整理がしやすくなります。
JHFCは、健康食品の苦情受付を単発の問い合わせ対応で終わらせず、表示資料、品質資料、回答記録を照合するための管理情報として整備することが重要だと考えています。
■ 一般社団法人日本認定健康食品協会について
一般社団法人日本認定健康食品協会は、健康食品に関する表示資料、品質確認、認証制度に関する情報整理を通じ、事業者と消費者の間で確認しやすい情報環境づくりを目指しています。
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一般社団法人日本認定健康食品協会 事務局
URL：https://www.jhfc.or.jp/
電話：03-6284-4930（平日 9:00-17:00）
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本品は健康食品であり、医薬品ではありません。
配信元企業：一般社団法人日本認定健康食品協会
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