サイボウズは「クラウドコンピューティングEXPO 春」にて、2011年秋に発売予定の「サイボウズ Office 9」のベータ版を展示していた。「サイボウズ Office 9」では、グループ内でのタスクやデータの共有機能を強化することで、チーム全体での業務効率の向上を図った。 同社は「サイボウズ Office 9」で、チーム内でのタスク情報の共有を重視した背景として、近年の若手社員の人材としての質の変化をあげている。サイボウズ 営業・マーケティング本部 ビジネスマーケティング部 Office・デヂエ・メールワイズ プロダクトマネージャー 栗山圭太氏は、ユーザー企業へのヒアリングの結果として、90年代前半の社員を「モーレツ社員」に代表される肉食系、現在の若手をワークライフバランスを重視する草食系に例えた。 「気合いと根性が当たり前だった90年代のサラリーマンと違い、今の若手には的確な指示と細めなフォローが必要になる」（栗山氏）としたうえで、現場の若手に対しては、「仕事の全体像と目的を伝える」「進捗確認とフォロー」「求める成果物の枠を指定する」の3点を行う必要があるとした。そのうえでこれらの若手社員と日々接する、30代のプレイングマネージャーを、新バージョンのメインターゲットに定めたのだという。 「これまでのグループウェアでは、紙ベースの情報の電子化や社内に散在している情報の集約などが中心で、新しい情報の蓄積は苦手だった。そこで新バージョンでは、チーム内でのタスク管理を効率良く行うための機能を追加した」と栗山氏は述べた。 「サイボウズ Office 9」は新機能として、各メンバーに割り振られたタスクの進捗の一覧表示機能や、マネージャーがタスクに関する明確な指示を出すことを目的に、タスクのToDoフォームを単なるフリーコメント欄ではなく、締切日、作業者、タイトル、内容などの項目ごとに分類するなど、プロジェクトに合わせたフォームを作成できる仕様にした。またプロジェクトのタスクを、「作業中」「未着手」など作業段階によって絞り込むことが出来るほか、メンバーのスケジューラーにタスクの締切日が反映されるため、より効率的な進捗確認を行うことができる。 これらの機能によって、マネージャーはチームメンバーへの指示や進捗確認をより効率的に行えるほか、部下にとってもプロジェクト全体のタスクを確認できるため、全体における自分のタスクの役割を理解できるというメリットがあるという。 さらに栗山氏は、「ユーザーインターフェースもかなり意識している。グループウェアは機能も重要だが、結局使い勝手が7割を占める。スクロールしないと情報が見れないというのはストレスだが、ノートPCでもスクロールせずに画面を一覧できるようスケジュール欄や、ユーザーの最新情報の欄を横一列に並べる仕様にした」と述べた。また同様の目的で、画面上部に配置されているアイコン群を非表示にすることもできる。
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