事業や団体活動などを本格的に行うならばオフィスは必須です。しかし「オフィス」と言ってもさまざまな形態があります。
バーチャルオフィスやレンタルオフィスを活用すれば、自分で事務所を構える必要はありません。コストを大きく抑えられるため、余計な経費を削減できます。
この記事では、バーチャルオフィスとレンタルオフィスの違いを徹底的に比較します。サービス内容や料金を比較し、あなたのビジネスや事業規模に合ったほうを利用しましょう。
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バーチャルオフィスとレンタルオフィスの基礎知識
バーチャルオフィスとレンタルオフィスとは何かを知りましょう。
- バーチャルオフィスでは住所を借りる
- レンタルオフィス作業スペースを借りる
バーチャルオフィスとは
バーチャルオフィスとは、住所のみの仮想オフィスを借りられるサービスです。実際の作業スペースではなく住所のみを貸し出しているので、レンタルオフィスやシェアオフィスよりも格安で利用できます。働き方の多様化により自宅やカフェなど働く場所を問わない仕事が増えてきたため、近年注目されています。
バーチャルオフィスは仮想オフィスですが、私書箱や電話、会議室など一般的なオフィスに必要な機能も利用可能です。作業スペースが不要であっても事務作業や打ち合わせなどはきちんと行いたいという人に向いています。
格安で一等地住所を借りられるので、事業のブランド力アップを簡単に狙える点が大きな魅力です。日本のどこに住んでいても、東京の有名なビルや街の住所を数百円〜数万円で借りられます。
バーチャルオフィスを活用すれば、コストを抑えて起業できるのも魅力です。
レンタルオフィスとは
レンタルオフィスとは、実際の作業スペースをレンタルできるサービスです。一般的なオフィスに設置してあるデスクや椅子、印刷機などあらゆる設備をまとめて利用できます。「オフィスを借りる」と言った場合、賃貸オフィスあるいはレンタルオフィスを指すことがほとんどです。
レンタルオフィスは、実際のオフィス空間で1人から複数人が仕事をする場合によく利用されます。最初から全ての機能が揃った状態で借りられるので、必要なものを揃える手間が省けてとても便利です。
利用時間や部屋の管理などは利用者に任されていることが多く、比較的自由に利用できます。なるべく安く作業スペースを借りて自由に仕事をしたい人に向いていると言えます。
バーチャルオフィスとレンタルオフィスの違いを比較
バーチャルオフィスとレンタルオフィスのおもな違いは以下のとおりです。両者の違いを把握し、あなたに合ったサービスを利用しましょう。
| 比較 | バーチャルオフィス | レンタルオフィス |
|---|---|---|
| 利用者 | ネットショップ運営者 どこでも作業できる事業者 サークル活動団体 | 個人事業主 スタートアップ企業 一般的な企業 |
| サービス内容 | 住所の貸し出し | 作業スペースの貸し出し |
| 料金目安 | 1,500〜6,000円(住所利用のみ) | 20,000〜100,000円 |
利用者
まず、利用者が異なります。バーチャルオフィスは、主にオフィス空間を持たずにどこでも仕事できる人が対象です。レンタルオフィスは、バーチャルオフィスの利用者に加えて複数人で作業する事業者や企業の営業所などに使われます。
バーチャルオフィスは住所利用の点で、ネットショップ運営者向けにサービスを提供していることがあります。ネットショップ運営の場合、「特定商取引法に基づく表記」として販売者の情報をネットショップ上に公開しなければなりません。販売者情報には「住所」を含めなければならないため、バーチャルオフィスを使うと自宅住所を記載しなくて済みます。
レンタルオフィスの場合は、オフィス空間を格安で借りられるという利点から多くの人に使われています。主に1〜3人程度の個室が多いですが、複数人で作業するスペースも利用可能です。最近では、個人事象主や起業して間もない人だけでなく、企業の地方拠点などにも利用されています。
サービス内容
サービス内容は、バーチャルオフィスとレンタルオフィスで大きく異なります。バーチャルオフィスは住所利用を基本としているため、オフィスに行かなくてもオフィスの機能が使えことが多いです。代表的なサービスに、郵便物の受取・転送や転送電話などがあります。
レンタルオフィスの場合は、実際にオフィスへ来て作業をするため、オフィスに必要な機能のほとんどをサービスとしています。机や椅子などの家具からインターネット環境まで幅広く揃えており、サービスを利用すれば仕事をする準備が整うでしょう。
住所のみの利用であっても頻繁にオフィスに訪れる人は、レンタルオフィスを契約するとメリットが大きいかもしれません。
料金
バーチャルオフィスよりもレンタルオフィスの方が、場所代が含まれる分料金は高いです。相場からすると、バーチャルオフィスは1,500円〜6,000円、レンタルオフィスは20,000円〜100,000円ほどになります。さらに一等地になるとバーチャルオフィスで20,000円以上、レンタルオフィスで200,000円以上になる場合もあります。
格安のバーチャルオフィスなら1,000円以下での利用も可能です。ただし、あまりにも安すぎる場合は、評判の良くない住所やサービスの質が悪いこともあるので注意しましょう。
レンタルオフィスの場合は、基本的に全国どこでもおよそ20,000円〜提供していることがほとんどです。1人用か複数人用で変わりますが、オフィス空間をいつでも使えることを考えれば格安のオフィスサービスと言えます。
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ほかにもビジネスをサポートする機能が付いているため、法人化するなら持っておきたいクレジットカードです。
バーチャルオフィスのメリット・デメリット
バーチャルオフィスのメリットとデメリットは以下のとおりです。
| メリット | デメリット |
|---|---|
| 格安で住所を借りられる 自宅の住所がバレない 法人登記ができる サービスが充実している | 作業スペースは借りられない 怪しく思われる場合がある 郵便物を受け取りに行く必要がある |
バーチャルオフィスのメリット
バーチャルオフィスのメリットは以下のとおりです。
- 格安で住所を借りられる
- 自宅の住所がバレない
- 法人登記ができる
- サービスが充実している
格安で住所を借りられる
バーチャルオフィスは、格安で住所を借りられるというメリットがあります。賃貸オフィスやレンタルオフィスなどを使うと、月に30,000円〜100,000円ほどの利用料が取られます。しかし、バーチャルオフィスなら安いところで数百円、高いところで30,000円ほどしかかかりません。
特に日本の一等地と呼ばれる場所の住所を利用したいなら、バーチャルオフィスがおすすめです。東京都の山手線沿いエリアでオフィスをレンタルすると数百万円かかる場合もあります。バーチャルオフィスを使えば、人気エリアでも事業の住所とすることが現実的に可能です。
自宅の住所がバレない
バーチャルオフィスを利用すると、自宅ではない住所を事業所の住所としてホームページや登記に利用できます。そのため、自宅で作業する場合でも住所を公開する場面ではバーチャルオフィスの住所を使うことで、自宅の住所がバレません。
ネットショップ運営者やWebデザイナーなど自宅でも作業可能な業種の場合、自宅をそのまま事業所にする人もいるでしょう。しかし、事業所の住所を取引先に公開する場面では自宅住所をそのまま公開することになります。現在は、地図検索によって簡単に自宅住所を知ることができるので、何らかの防犯対策をしなければなりません。
バーチャルオフィスなら、契約時に登録する以外で自宅住所が公開されることはありません。自宅で働いている人で防犯面が心配なら、バーチャルオフィスの利用がおすすめです。
法人登記ができる
バーチャルオフィスで借りた住所は、法人登記に利用できます。法人登記とは、会社法人として正式に認めてもらうための手続きです。法人登記では社名や代表者名といっしょに「本店所在地」を記載する必要があり、バーチャルオフィスの住所を記載できます。
法人登記は住所利用とセットにされていることが多く、オプションとなっている場合でもそこまで高い料金は発生しません。そのため、起業する際に事業所がすぐに用意できない場合は、バーチャルオフィスで気軽に法人登記ができます。
バーチャルオフィスの中には法人登記の手続き代行をオプションで用意している場合もあります。ただし、法人登記の手続きで必要な費用に加えて代行料がしっかりとかかるので、金銭的な余裕がある人におすすめです。
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サービスが充実している
バーチャルオフィスは住所貸しがメインですが、その他のサービスも充実しています。例えば、郵便物の受取や転送電話などオフィスに必要な機能を利用可能です。オフィスに行かなくてもスマホを持っていれば、自分のオフィスに関する連絡をどこからでも知ることができます。
会議室の利用も重要なサービスの1つです。普段は場所を問わず仕事をしていても直接会って打ち合わせをする機会が少なからずあるでしょう。バーチャルオフィスの会議室は時間単位で料金が発生するので、必要な時に必要な時間だけ利用すれば節約になります。
サービスはオプションで付けたり外したりできるので、必要に応じて利用するとよいでしょう。
バーチャルオフィスのデメリット
バーチャルオフィスのデメリットは以下3点です。デメリットもしっかりと確認しておきましょう。
- 作業スペースは借りられない
- 怪しく思われる場合がある
- 郵便物を受け取りに行く必要がある
作業スペースは借りられない
バーチャルオフィスは、基本的に仕事や事務作業などをするための作業スペースが借りられません。そのため、バーチャルオフィスを借りた場合は自宅やコワーキングスペースを利用するなど、作業場所を確保する必要があります。
自宅で仕事をするための十分なスペースがあったりパソコン1つで完結する仕事の場合は、バーチャルオフィスが向いています。逆に言えば、複数人が同じ場所で仕事をしたりさまざまなオフィス機器を頻繁に使う場合はレンタルオフィスの方が良いでしょう。
ただし、オプションとして個人用の作業スペースを貸し出しているバーチャルオフィスもあります。
怪しく思われる場合がある
日本では、レンタルオフィスに比べてバーチャルオフィスの認知度は低いのが現状です。そのため、以下のような口コミが目立ちます。
法人登記する場所を探してたらいつの間にか一日が終わっていてゲンナリ。 バーチャルオフィスってどうなんだろう。言葉の響きが怪しい。 — 藤元明緒 | Akio Fujimoto (@akio_fujimoto) July 2, 2021
バーチャルオフィスが「怪しい」と言われる理由は、事業所の住所を訪問しても誰もいないということが挙げられます。バーチャルオフィスの存在を知らなければ、登記だけ行なっている形だけの会社と捉えられてもおかしくありません。
バーチャルオフィスを利用する際は、信頼性においてリスクがあることを認識しておきましょう。
郵便物を受け取りに行く必要がある
レンタルオフィスのようにオフィスへ頻繁に訪れることがないため、定期的に郵便物を受け取りに行く必要があります。多くの場合、郵便物の受取はプランに含まれていますが、転送は別料金が発生します。
郵便物の受取で注意しなければならないのが、自宅とバーチャルオフィスの距離です。自宅とオフィスの距離が遠ければ遠いほど、受け取りは困難になります。だからと言って、全てを転送してもらうと料金が高くなってしまいます。
郵便物がバーチャルオフィスへ頻繁に届くことが考えられるなら、なるべく近いバーチャルオフィスを契約しましょう。
レンタルオフィスのメリット・デメリット
レンタルオフィスのメリットとデメリットを見ていきましょう。
| メリット | デメリット |
|---|---|
| 格安でオフィスを借りられる 必要最低限のもので事業を始められる 掃除不要の場合が多い | オフィスを改装できない プライバシー面が弱い バーチャルオフィスより金額が高い |
レンタルオフィスのメリット
レンタルオフィスのメリットは以下のとおりです。
- 格安でオフィスを借りられる
- 必要最低限のもので事業を始められる
- 掃除不要の場合が多い
格安でオフィスを借りられる
レンタルオフィスを利用すれば、毎月20,000円〜100,000円ほどで作業スペースを借りられます。賃貸借契約を結ぶ賃貸オフィスの場合は1坪20,000円ほどかかり、複数人で使うオフィスなら月に10〜20万円かかります。
レンタルオフィスは毎月のオフィスにかかる料金が賃貸オフィスに比べて圧倒的に安いです。最低契約期間も1ヶ月〜6ヶ月ほどとなっており、数年単位で契約する賃貸オフィスよりも気軽に始められます。
必要最低限のもので事業を始められる
レンタルオフィスには、最初から以下のオフィス機能・サービスが揃っています。
- 机・椅子
- インターネット環境
- 清掃
その他、オフィスの広さによってキャビネットや印刷機など使える機能が増えます。
賃貸オフィスの場合は、基本的に設備は全て自分で揃えなければなりません。さらに、受付や防犯対策なども整備する必要があります。レンタルオフィスなら、必要なときに利用してその他の管理は運営側で行なってくれるので、手間もかからず安心です。
掃除不要の場合が多い
レンタルオフィスは、運営側が部屋の掃除をしてくれるので掃除機をかけたりゴミ捨てなどをしなくても良い場合が多いです。利用者が退室した後に業者やスタッフがしっかりと清掃してくれるので、いつでも綺麗なオフィスを利用できます。
個室の場合は、自分が綺麗に利用すれば衛生面で気になることは少ないでしょう。しかし、共有のスペースでは他の利用者が出すゴミや使い方によって不快に感じる人もいるかもしれません。利用者が不快に思わないように、毎日清掃をしているレンタルオフィスがほとんどです。
掃除を自分で行うのは思ったよりも大変です。掃除を毎日してくれるレンタルオフィスなら、余計な労力をかけず仕事に集中できます。
レンタルオフィスのデメリット
レンタルオフィスのデメリットは以下のとおりです。デメリットを把握すれば、利用を始めてから後悔しないでしょう。
- オフィスを改装できない
- プライバシー面が弱い
- バーチャルオフィスより金額が高い
オフィスを改装できない
レンタルオフィスで貸し出す作業スペースを利用するので、基本的にオフィスの改装はできません。オフィスの改装とは、会議スペースを設けたりロッカーを取り付けたりオフィスのデザインや物の配置を変えることです。
レンタルオフィスの場合は、運営側が用意したオフィスをそのまま使うことになります。
特に複数人で使う共有スペースの場合に、改装ができないことで少し不便に感じるかもしれません。従業員が多いほど要望が増えるので、その場合は賃貸オフィスを借りて自由に改装した方がよいでしょう。
プライバシー面が弱い
レンタルオフィスは、1つの建物内で不特定多数の人間が利用しているのでプライバシー面が弱いです。個人用スペースのみの利用ならそこまで問題ではないですが、共有スペースや印刷機などを使う際は注意が必要です。
例えば、共有スペースで仕事の打ち合わせをした場合に、近くの人に取引上重要な話を聞かれる可能性があります。共有スペースは会議室のように仕切りがないので、話の内容も筒抜けです。大事な打ち合わせの場合は、会議室を借りた方がよいでしょう。
また、印刷機を使う際も原本の取り忘れがないように注意してください。
バーチャルオフィスよ金額が高い
レンタルオフィスは、バーチャルオフィスより割高です。バーチャルオフィスが月額数百円で借りられるのに対し、レンタルオフィスは最低でも20,000円ほどかかります。年間で数十万円の差が出るので、契約する際は本当に必要かどうかを見極めましょう。
ただし、作業スペースを借りるという意味では格安と言えます。一般的な賃貸オフィスを借りたり事業所を自分で用意するとなると、月に100,000円以上はかかってしまいます。
自宅やコワーキングスペース以外で作業スペースが欲しいなら、レンタルオフィスを借りるのは賢い選択です。
バーチャルオフィスやレンタルオフィスの選び方
バーチャルオフィスやレンタルオフィスの選ぶときは、それぞれ以下に着目しましょう。
| バーチャルオフィスの選び方 | レンタルオフィスの選び方 |
|---|---|
| 月額料金 会議室が併設されているか エリアや住所 | 働きやすさ 防犯対策 最寄り駅や自宅からのアクセス |
バーチャルオフィスの選び方：月額料金をチェック
バーチャルオフィスを選ぶ際は、最初に月額料金を意識しましょう。バーチャルオフィスは安いところなら月額数百円で借りられます。しかし、安いほどサービスの質や住所の評判が悪くなる傾向があるので注意してください。
おすすめは、月額3,000円〜6,000円ほどの料金設定がされているバーチャルオフィスです。住所貸しや郵便物受付など最低限のサービスであっても、サービスの質に自信を持っているので安心して利用できます。
少しでも経費を抑える目的で選ぶのなら、住所を調べる・口コミを見る・オフィスに訪問してみるなど事前調査をしておきましょう。
バーチャルオフィスの選び方：会議室が併設されているか
バーチャルオフィスの利用であっても、打ち合わせを行う場面は意外と多いです。バーチャルオフィスのサービスで利用できれば、打ち合わせのたびに会議室を探したり別で契約するなどの手間がなくなります。
会議室が併設あるいは別の場所に設置されているかをしっかりと確認しましょう。
会議室の設備もポイントです。無料Wi-Fiやホワイトボード、プロジェクターなどが揃っていれば、最低限のものを持参するだけで打ち合わせができます。打ち合わせを円滑に進めるためにも、充実した設備の会議室であるか確認してください。
バーチャルオフィスの選び方：エリアや住所
バーチャルオフィスは、都会の一等地住所を格安で借りられるイメージが強いため、ビジネス上有利な印象を持つかもしれません。しかし、アクセスが悪かったり評判がよくない場所にあるなど、むしろマイナスに働く住所もあります。
特に、厳正な審査を行なっていないバーチャルオフィスは、悪徳業者や犯罪に使われているなどの可能性が高いです。同じ住所をビジネスで使用すると、事業の信頼性が大きく損なわれるかもしれません。
評判の悪い住所を避けるために、少し料金が高くても厳正な審査を行なっているバーチャルオフィスを選びましょう。
レンタルオフィスの選び方：作業のしやすさ
レンタルオフィスは、バーチャルオフィスと違い実際にオフィスで作業をするので、作業しやすい環境であるかはとても大事です。デスクや椅子は快適か、空調は効くか、インターネット環境は安定しているかなどは必ず事前にチェックしましょう。
共有スペースも忘れずにチェックしてください。共有スペースは商談や打ち合わせで使うことが多いので、利用者のマナーや清潔さがポイントです。
長時間利用することが多い人は、飲み物やお菓子などのフリーサービスがあるバーチャルオフィスを選んでもよいでしょう。
レンタルオフィスの選び方：防犯対策
レンタルオフィスは、多くの人が同じ建物内で作業するため盗難が起きやすいです。特に個人用スペースの場合は席を外したら誰もいないので、物や大事な情報を盗まれやすい環境と言えます。
最近はセキュリティーカードやキーを利用者に持たせて、第三者が入れないようにしているレンタルオフィスが多いです。しかし、中には仕切りの扉だけの場合もあります。機密情報や高価な物を扱うなら、扉に鍵をかけられるレンタルオフィスを選びましょう。
その他、火事や地震などから身を守るために、防災対策がされているかも確認してください。
レンタルオフィスの選び方：最寄り駅や自宅からのアクセス
駅近や自宅から近いなど、できるだけアクセスがよいレンタルオフィスを選びましょう。バーチャルオフィスに比べて利用頻度が高いので、アクセスが悪いとストレスです。特に公共交通機関を利用する都市部の人は、駅近のレンタルオフィスがおすすめです。
お客様が頻繁に訪問する場合は、最寄駅から徒歩10分以内のレンタルオフィスにしましょう。それ以上時間がかかると、お客様の負担となり打ち合わせも上手く進まないかもしれません。
バーチャルオフィスとレンタルオフィスに関するQ＆A
バーチャルオフィスとレンタルオフィスに関してよくある質問と回答をまとめました。バーチャルオフィスとレンタルオフィスをどのように利用すればよいか分かるはずです。
- バーチャルオフィスとレンタルオフィスはどちらを選べばいい？
- バーチャルオフィスとメタバースは何が違う？
- 東京でおすすめのバーチャルオフィスは？
- 住所のみ無料のバーチャルオフィスはある？
- 即日から利用可能なバーチャルオフィスは？
- レンタルオフィスの月額料金相場はいくら？
バーチャルオフィスとレンタルオフィスはどちらを選べばいい？
自宅や別の場所に作業環境がある人はバーチャルオフィス、複数人や作業環境がない人はレンタルオフィスとなります。どちらも一長一短があるため、どちらがおすすめであるかは決められません。
仕事の業種や財政状況、コミュニケーションの取り方などによって選択しましょう。
費用面を考慮すれば、バーチャルオフィスから始めてレンタルオフィスに移行してもよいでしょう。事業を始めて間もない頃は活動資金が乏しいと思われるので、バーチャルオフィスを使うと経費を節減できます。
個人用のレンタルオフィスを借りるなら、自宅で作業環境を整えてバーチャルオフィスで住所を使う方が安く済むでしょう。
バーチャルオフィスとメタバースは何が違う？
メタバースは最近注目されているIT技術の1つで、仮想空間上でアバター(自分の分身)を操作し買い物や娯楽を楽しむ世界です。バーチャルオフィスは実際の作業スペースを持たない仮想オフィス指し、メタバースとは根本的に異なります。
どちらも「仮想」という言葉を使うので混乱しがちですが、両者に強い接点はありません。しかし、メタバース内で使う仮想的なオフィスをバーチャルオフィスやメタバースオフィスと呼ぶことがあります。
本記事で紹介してきたバーチャルオフィスとは意味が異なるので注意してください。メタバース内で住所の貸し借りが行われていくと、本記事で紹介したバーチャルオフィスと同じ意味で使われるかもしれません。
東京でおすすめのバーチャルオフィスは？
東京でおすすめのバーチャルオフィスはレゾナンスです。レゾナンスは東京で5店舗を持ち、月額880円(税込)から住所利用・郵便物転送付きでいずれも一等地の住所を借りられます。
レゾナンス以外にも、東京には数多くのバーチャルオフィスがあります。東京でおすすめのバーチャルオフィスを比較し、あなたに合ったサービスを見つけましょう。
住所のみ無料のバーチャルオフィスはある？
住所のみ無料のバーチャルオフィスはありません。バーチャルオフィスは運営費が少なからずかかるので、完全無料は現実的に不可能です。費用をできるだけ抑えたい人は、格安バーチャルオフィスを利用するのがおすすめです。
以上のバーチャルオフィスは、いずれも1,000円以下で住所を借りられます。サービスとしては、住所利用が基本で郵便物受取も付いている場合があります。
料金が安いので、利用する際は事前に住所やオフィスの中をしっかりと確認しておきましょう。
即日から利用可能なバーチャルオフィスは？
即日から利用可能なバーチャルオフィスは以下のとおりです。
バーチャルオフィスを契約する際は、バーチャルオフィスの利用に適した人間であるかを見極める「審査」があります。通常は審査に数日かかるので、即日から利用可能とはなりません。
しかし上で挙げたバーチャルオフィスなら、スムーズに審査が通れば即日から利用可能です。
レンタルオフィスの月額料金相場はいくら？
レンタルオフィスの月額料金相場は、20,000円〜100,000円です。料金の差はありますが、1〜3人用のレンタルオフィスなら100,000円以下で借りられる場合がほとんどです。それ以上は、10名ほどが働ける広さや一等地の有名なビルの場合となります。
初めてレンタルオフィスを借りるのであれば、20,000円〜50,000円ほどを想定していればよいでしょう。都内でも数万円で借りられるレンタルオフィスは多いです。逆に10,000円以下など安すぎるレンタルオフィスは避けておいた方が無難です。
バーチャルオフィスとレンタルオフィスの違いまとめ
バーチャルオフィスとレンタルオフィスは、実際のオフィス空間を利用できるかが大きな違いです。現時点ではオフィス空間が不要であるものの将来的に必要になる可能性もあるでしょう。その場合は、バーチャルオフィスから始めて必要になればレンタルオフィスを借りると無駄なコストを省くことが可能です。
バーチャルオフィスとレンタルオフィスの大きな違いは以下のとおりです。
| 比較 | バーチャルオフィス | レンタルオフィス |
|---|---|---|
| 利用者 | ネットショップ運営者 どこでも作業できる事業者 サークル活動団体 | 個人事業主 スタートアップ企業 一般的な企業 |
| サービス内容 | 住所の貸し出し | 作業スペースの貸し出し |
| 料金目安 | 1,500〜6,000円(住所利用のみ) | 20,000〜100,000円 |
バーチャルオフィスとレンタルオフィスの違いを理解して、使用目的に合ったオフィスを選びましょう。
