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法人携帯を安全・確実に処理し情報漏えいを防ぐ方法

法人携帯は、個人情報や機密情報の宝庫です。使わなくなった携帯を不用意に廃棄処分にすると、情報漏えいのリスクが高まることに。こうした事態を避けるには、法人携帯の廃棄処分にもPC同様の処分方法が求められます。例えば、信頼できる大手企業が行っている、作業完了報告書を出してくれるような携帯電話引取サービスを利用しましょう。

携帯電話は今やパソコンと同じ!不用意な廃棄が引き起こす情報漏えい

冒頭でも紹介しましたが、情報漏えいの原因の半数近く、45%が「誤廃棄・紛失」となっています。

携帯電話を電車に置き忘れるなどした後、悪意のある第三者がそれを拾って情報を抜き出してしまったりすると、情報漏えいの原因となります。対策としては、持ち出しルールや紛失時の対応方法を決めておくなどの対応が考えられますが、盗難によるものを含め、一定の確率で起きる問題といえるでしょう。 一方、誤廃棄に関しては担当者部署、担当者レベルで対応可能な問題です。まずは使わなくなった端末を適当に処分しない、不要な端末はデータを消去して処分するといったルールづくりが必要です。 今や携帯、とくにスマートフォンはパソコンに匹敵する機能、そしてデータ容量が備わっています。パソコンの処分に関しては情報漏えいのリスクを考慮し、専門業者に処分を依頼する流れが定着しています。 ところが、携帯電話についてはサイズ的にも小さく、不用意に処分されがちですが、情報漏えいのリスクについてはPCと同等に考えた方がよいでしょう。

携帯端末を適切に処分しないと起こりえるリスクの例

まず、従業員の私用携帯電話の場合、個人情報の漏洩やクレジットカードの不正利用などの金銭的な被害が考えられます。最近では、SNSの「なりすまし」で悪意ある書き込みが行われる可能性も出てきました。 一方、業務用の法人携帯で社外秘の機密情報が漏えいした場合の影響には、計り知れないものがあります。

  • 業務システムへ不正ログインされてしまい、顧客データが流出。
  • 極秘プロジェクトが同業他社に伝わり、先にそのアイデアを実現してしまう。
  • 金融ビジネスに携わっている企業から情報が漏えいした場合、インサイダー取引の嫌疑をかけられてしまう恐れも

直接的な被害の他に、情報漏えいがマスコミで報じられ、企業の社会的信用が失われたり、多額の賠償金請求される事態も考えられます。 これだけリスクがあると、携帯電話を適切に処分する必要性を理解していただけるのではないでしょうか。

担当者必見!携帯電話の初期化方法

法人携帯を自社で廃棄する場合、情報漏えいを避けるには、携帯電話を初期化してデータを削除してから廃棄する必要があります。

初期化の前に必要であればバックアップを取っておく

不要な携帯電話は即初期化という運用もありますが、将来必要になった場合に備えて、バックアップしておくと安心でしょう。その方法は、AndroidとiPhoneで異なります。

Androidでデータをバックアップする方法

  1. 「設定」アプリを開く
  2. Google」>「バックアップ」の順でタップ
  3. 「今すぐバックアップ」をタップ

iPhoneでデータをバックアップする方法

iPhoneでは、iCloudもしくはパソコン(Windows or Mac)にバックアップを取る方法があります。 iCloudにバックアップする場合は、端末をWi-Fiに接続した後、「設定」>「ユーザー名」→「iCloud」→「iCloudバックアップ」をタップします。

Windowsパソコンにバックアップする際は、事前にWindows版の「iTunes」アプリのインストールが必要です。iTunesアプリがインストールされていれば、USBケーブルでiPhoneとWindowsパソコンを接続し、iTuneにてデバイス(iPhone)を選択します。

その後、「概要」を開き「今すぐバックアップ」をクリックします。

携帯電話の初期化方法

携帯電話を初期化する方法ですが、AndroidとiPhoneで異なります。

Androidで端末を初期化する方法

Androidではメーカーによって初期化方法が異なりますが、基本的には「設定」アプリ内の「デバイス情報」内にリセットの項目が含まれています。 また、なんらかの事情で「設定」アプリを開けない場合は、電源ボタンと音量ボタンを使用してのリセット方法があります。

iPhoneで端末を初期化する方法

「設定」アプリから「一般」を開き、「転送または iPhone をリセット」>「すべてのコンテンツと設定を消去」の順にタップします。

携帯電話を初期化すれば完璧ではない

携帯電話を初期化すれば100%安心ではないのが難しい所です。PC同様、携帯電話も復元ソフトでデータを復元されてしまう可能性があります。こうした事態を防ぐには、専用のデータ消去ソフトを使用する必要があります。

バックアップや初期化の手間を考えると……

このように携帯電話を処分する場合、バックアップ(ケースバイケース)→端末の初期化、そしてさらに万全を期すためにデータ消去ソフトを使う、という作業を一台ずつ行う必要があります。 数台であればそれほど手間がかかりませんが、十台以上ともなると片手間にはできません。操作に不慣れな場合、操作ミスも起きやすくなります。また、初期化後の物理的な廃棄でも、無料にするにはキャリアのショップに持ち込むなどの手間がかかります。 こうした事情から、法人携帯を確実に処分するには、専門業者に任せた方が安心な場合も多いでしょう。

面倒な法人携帯の処理はT-GAIAの法人系携帯回収サービスを活用!

法人携帯の処理でもっともおすすめしたいのが、携帯電話などの販売シェアナンバーワンを誇るT-GAIA社の「端末あんしん回収サポート」。法人向けの携帯電話回収サービスです。 「端末あんしん回収サポート」の基本的な流れは、回収した端末(どんな端末でもOK)をデータ消去ソフトにてしっかり消去。そのエビデンスとなる作業完了報告書の提出、その後にリユース品、パーツ、廃棄品に分けてリサイクルという流れになります。 続いて、「端末あんしん回収サポート」の注目すべきポイントを紹介します。

端末安心回収サポート 公式ページ

万全のセキュリティー体制

「端末あんしん回収サポート」を提供するT-GAIA社は東証一部上場企業で、プライバシーマークを取得しているほか、業界団体リユースモバイル・ジャパンの正会員にもなっているので、安心です。 そして、回収した携帯電話の検品・データ消去といった一連の作業は、T-GAIA社の倉庫内にある高セキュリティルーム内にて行われます。このセキュリティールームに入退出が許されているのは権限者のみ。また24時間365日、監視カメラによる遠隔監視が行われるなど、厳重なセキュリティー体制が敷かれています。 信頼度においては、業界でもトップクラスといえます。

データ消去に関しても死角なし

携帯電話も、初期化しただけではデータ復元ソフトを使われてしまう場合があります。「端末あんしん回収サポート」では、初期化後にデータ消去専用ソフトウェア「blancco」を使うことで、データ復元されない仕組みです。 このblanccoは、世界100カ国以上、国内でも2000社以上の導入実績があり、さらに各国の政府機関からも認定されている高信頼度のデータ消去専用ソフトです。
※一部、端末の状態によっては他ソフトウェアを使用したり破砕処理を行う場合があります。

作業完了報告書を発行

携帯電話を処理した後は、文書による記録が残っていると安心です。T-GAIA社の「端末あんしん回収サポート」が出す作業完了報告書は、データ消去あるいは破砕処理したことを証明する書類です。

こうした書類がなかったために問題が大きくなった事件には、2019年に起きた神奈川県庁のハードディスク転売事件があります。これは神奈川県庁がリースしていたパソコンをリース会社に返却する際、契約にしたがってデータ消去を行うはずでしたが、業務を請け負った業者内の人物がハードディスクを転売し、そこに保存されていた個人情報などが流出してしまったものです。 ハードディスクは業者に送る前にデータ消去を行っていましたが、復元ソフトを使えば元どおりになる程度でした。

作業完了報告書がなかったために、データが消去されていることを保証できず、神奈川県もその管理体制を問われてしまう事態になりました。

作業完了報告書には、資産管理の点でもメリットがあります。「端末あんしん回収サポート」が発行する無償の作業完了報告書には、回収期日、データ消去対照端末一覧が記載されており、処理した端末の状況を把握できます。

自社のSDGsの取り組みにも貢献

データ消去した端末は環境保全のため、状況に応じてリユース品、パーツ、破砕品、という形で分類されてリサイクルされます。 このため、自社がSDGs(持続可能な開発目標)に取り組んでいることを積極的にアピールできます。

まとめ

法人で使用していた携帯電話には、パソコンに負けず劣らず企業情報が詰まっています。その端末を不用意に処分することは、情報漏えいのリスクの高まりにつながります。自社の損失もさることながら、情報漏えいによって企業の信用失墜や場合によっては多額の賠償金の請求など、たった1台の携帯電話から想像がつかないほどの損失を被ってしまう危険性があるのです。

こうしたリスクを回避するには、T-GAIA社の「端末あんしん回収サポート」を利用するなど、法人携帯の引取サービスを利用する方法が考えられます。「端末あんしん回収サポート」では、厳重なセキュリティー体制のもと、国際的な認証を受けたデータ消去専用ソフト「blancco」でデータを消去。壊れているなどデータ消去できない端末は、破砕処理されます。

「端末あんしん回収サポート」では、端末を回収してからデータ消去済端末をリサイクル・リユースするまでの一連の流れをワンストップで行います。作業完了報告書も発行されるので安心です。安心・確実な法人携帯の処理をお考えの方、一度お問い合わせしてみてはいかがでしょうか?

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