音声入力に手書き、スキャンまで! ビジネスに役立つiPhone「メモアプリ」活用術 | RBB TODAY

音声入力に手書き、スキャンまで! ビジネスに役立つiPhone「メモアプリ」活用術

iPhoneに標準搭載されている「メモアプリ」。直感的な操作でお手軽にメモ帳を作成できる便利なアプリだが、ほとんど使っていないか、ちょっとした備忘録ぐらいにしか使っていない人も多いのではないだろうか。

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iPhoneに標準搭載されている「メモアプリ」。直感的な操作でお手軽にメモ帳を作成できる便利なアプリだが、ほとんど使っていないか、ちょっとした備忘録ぐらいにしか使っていない人も多いのではないだろうか。

しかし、メモアプリを簡易的なアプリだと侮ってはならない。実はiOS 9以降、アップデートごとに便利な新機能が追加されているのだ。日常の些細なメモはもちろんのこと、ビジネスにも活用できるほどその機能は充実している。

今回は、そんなメモアプリをフル活用する方法を、7つのシチュエーション別に紹介する。

1. ビジネスはスピード命。この情報、今すぐメモしたい!


ビジネスの要はスピードだ。気になる情報を見つけたら、時間を置かずスピーディに書き留めたい。そんなときに役立つ、素早くお手軽にメモできる機能を紹介しよう。

■Siriに話しかけてメモ

最速で情報を書き留めたいなら、Siriに話しかけてメモを保存することも可能。iPhoneを立ち上げて、メモアプリを開いて……といった過程をごっそり省略できる。

ホームボタンを長押しし、Siriを立ち上げよう。「メモ」や「メモを取って」と声でお願いすると、Siriが回答を返してくれる。



この返事のあと、Siriからププッと電子音が鳴ったら合図だ。メモしたい内容を伝えると、それを文章に起こして保存してくれる。

ちなみに、あらかじめメモのファイルに名前をつけておくとより便利。最初に「メモ」と話しかける代わりに「○○(ファイル名)に追加して」とお願いすることで、指定したメモに情報を保存できる。

■ロック画面から接続

iOS 11からは、ロック画面から直接メモアプリにアクセスすることもできる。“メモ魔”のあなたは、身につけておくと便利な小技だ。

まずは、「コントロールセンター」にメモアプリを追加しないといけない。「設定」→「コントロールセンター」→「コントロールをカスタマイズ」と進み、「メモ」を追加しよう。



次に、「設定」→「メモ」→「ロック画面からメモにアクセス」と進もう。



「オフ」「常に新規メモを作成」「最後のメモを再開」の3つを選べる画面になる。「オフ」以外を選択すれば、ロック画面からメモへのアクセスが可能だ。パスワードやパターン認証などによるロック解除を求められることもない。



■よく使うメモにピンをつける

よく使うメモにピンをつけて、メモ一覧の上部に固定するのもおすすめ。いちいちメモを探す手間を省略できる。

ピン止めしたいメモを右にスワイプし、左に出てきたピンマークをタップすると完了。



2. 閃いたアイデアを書き溜めたい!





ふと閃いたアイデアを書き溜めて、モノづくりやクライアントへの提案に生かしたい。そんなときにメモアプリを使っている人も多いだろう。効率的にアイデアをメモできるテクニックを紹介しよう。

■手書きメモ

クリエイティブの世界では、言語よりも絵や図でアイデアを書き留める人も多い。そんなときは手書きメモの出番だ。指やタッチペンを使ってイラストを描き、文中に挿入できる。

ツールバーにあるペンのアイコンをタップ。ペンの太さはボールペン、鉛筆、蛍光ペンの3つから選択でき、色のバリエーションは黒、赤、青、緑、黄色の5種類だ。範囲選択を行える選択ラインと消しゴムも用意されている。



フォトライブラリから写真を選び、上からイラストを描き込むこともできる。画像に注釈を入れたり、地図に目印をつけたりするときなどに便利だ。

■スケッチ

手書きメモとは別に、イラストを描くのに特化したスケッチをつくる方法もある。ペンの種類は同じだが、24色ものカラーバリエーションが揃っており、消しゴムのほかに定規も選択でき、直線や対角線を引くことも可能だ。こちらは地図に目印をつけるだけでなく、簡単な地図を描きたいときにも活躍する。

ツールバーの「+」→「スケッチ」と進み、操作しよう。



■Webページのリンクボタンを作成

ネットサーフィンをしていて目に留まったアイデアのタネ。ぜひメモに残しておきたいが、Webページの文章をそのままコピーするとごちゃごちゃしてしまうし、かといって要点を整理して文章にするのも大変だ。そんなときは、Webページのリンクボタンをつくってしまおう。

Safariから貼り付けたいWebページにアクセスし、下のメニューにある「共有」アイコン→「メモに追加」をタップ。保存先のメモを選ぶとリンクボタンを作成できる。



3. ToDoリストや買うものリストをつくりたい!


メモアプリを活用する人のなかには、やるべきタスクをToDoリストにまとめたり、ショッピングの前に買うものリストをつくったりする人もいるだろう。

そんなあなたにおすすめしたいのが、チェックボックスつきのリストをつくること。達成した項目にチェックマークを入れることで、タスクの抜け漏れを防止できる。

やり方は簡単で、「+」→チェックマークのアイコンをタップするだけ。あとは改行ごとにチェックボックスを追加する仕組みだ。実際にチェックを入れたいときは、空のマークをタップしよう。



4. 名刺や書類など、紙に印刷された情報をメモしたい!


手元の名刺や書類を、カメラで撮影してメモに残したい場面もある。しかし、光や影が写り込んだり、傾き気味で撮影してしまったりと、いまいち見やすい状態にならないのが困りどころ。ところがメモアプリなら、書類にカメラをかざすだけで文章のスキャン・保存ができる。

光や影を取り除くのはもちろんのこと、端の余白をトリミングしてくれるため、文章だけを抽出したキレイな画像ファイルになる。傾き補正機能も搭載されており、斜めに撮影しても正面から書類の閲覧が可能だ。

「+」アイコンをタップし、「書類をスキャン」を選択。



スキャン画面に切り替わるため、画面上の黄色い枠をスキャンさせたい書類に当てる。ぴったりと当てはまると、シャッターを押さなくても文章を自動的に感知してスキャンしてくれるのだ。読み込みを終えたら、画面右下の「保存」をタップしよう。



5. 企画書や報告書など、ビジネスの資料作成に使いたい!





ビジネスパーソンなら、通常、PCを使って企画書や報告書を作成しているだろう。だが、スマホでちょちょいと作成できたらいいのに……と思うときもある。実は以下の機能を使うことで、簡単な資料ならメモアプリでも作成できる。

■文字のスタイルを変えて見やすくする

メモアプリでは文字のスタイルを幅広く変えられる。非常に初歩的な操作だが、単に文章を入力してそのまま保存していた人にとっては、意外な機能ではないだろうか。

やり方は簡単で、メモの入力画面で「+」ボタンをタップし、「Aa」というマークを選択しよう。タイトルや見出しなど、さまざまなスタイルで文章を入力できる。箇条書き、番号つきリストなどもつくれるため、複雑な情報の整理もお手のものだ。



また、入力した文字をドラッグし、「BIU」のマークをタップすることで、「ボールド」「イタリック」「アンダーライン」「取り消し線」も選択できる。これは文字を太字や斜体にしたり、下線をつけたり、文字の上から取り消し線を追加する機能だ。資料の重要なフレーズを強調するのに使える。



■表の作成

メモアプリではスマートな表作成も可能だ。数値を参照したり、商品名や案件名を整理したりと、表を使って説明したい場面もあるだろう。

メモエリアをタップして、表のマークを選択しよう。2×2の空の表が表示されるため、セルに文字や数字を入力していく。



行が足りなくなったら、最後のセルで「次へ」をタップすることで自動的に追加される。逆に列を増やしたいときは、表の上にあるメニューアイコンから「列の追加」を選択するだけ。



また、行や列の場所を自由に移動させることもできる。行や列の端にあるメニューアイコンをタップしたまま、ドラッグ&ドロップの要領で任意の場所まで動かすのだ。こうした便利な操作はスマホならでは。



■画像またはビデオの貼り付け

伝わりやすい資料の作成には、補足となる画像や動画も必要だ。イメージ画像はもちろんのこと、グラフやマトリクスのキャプチャー画像を挿入しても良いだろう。

ツールバーの「+」をタップ後、カメラアイコンを選択。iPhone内のライブラリから好きな画像を選んだり、カメラアプリを起動して挿入したい写真や動画を撮影したりすることができる。



■PDF形式で保存

ビジネスシーンにおいては、作成したファイルをPDF形式に変換して管理することも多いだろう。実はメモアプリで作成した文書も、PDF形式で保存できる。

画面右上の共有ボタンをタップし、メニューから「PDF作成」を選択。「完了」→「ファイルに保存」と押したらPDFファイルの完成だ。



6. パスワードや社外秘情報、恥ずかしいポエムも? 他人に見られたくない内容をメモ!


社外秘情報や金融情報、さまざまなWebサービスで使っているパスワードなど、他人に覗かれてはならない内容をメモしたい場面もあるだろう。そんなときには、メモにパスワードや指紋認証、顔認証でロックをかけて、アクセス制限することも可能だ。誰にも見られたくない恥ずかしいポエムの“隠ぺい工作”にも使えるかも!?

「設定」→「メモ」→「パスワード」と進み、パスワードを設定しよう。Touch IDを利用する場合はオンに。また、iPhone Xユーザーなら、ここにFace IDのオンオフを切り替える項目も出る。



認証設定を終えたら、ロックしたいメモを開く。右上の共有アイコンを選択し、さらに設定した認証をクリアすると、共有アイコンの左に鍵マークが出てくるはずだ。これをタップしたら、メモのロックは完了。



7. PCやiPad、ほかのメンバーとメモを共有したい!


■PCやiPadと同期

メモアプリ内フォルダの「ICLOUD」で作成したメモは、同じiCloudアカウントでログインしているデバイス間で同期できる。

たとえば外出先で思いついたアイデアやメモなどをiPhoneで書き留めておき、オフィスや自宅に戻ってからPCやiPadで確認、そのまま資料作成に使うなんてことが可能になるのだ。利用するにはあらかじめ設定が必要で、「設定」→「アカウントとパスワード」→「iCloud」と進み、「メモ」の項目をオンにしよう。これでiPhoneのメモは、同じアカウントを使用しているデバイス間で同期されるようになる。



■メンバーと共有

メモアプリで作成したメモをメンバーと共有し、リアルタイムに編集しあうことも可能だ。

方法は、メモアプリ内フォルダの「ICLOUD」で新規メモを作成。画面右上にある人のマーク「人を追加」をタップし、参加して欲しいメンバーを選んで送信。受信したメンバーが内容を更新すれば、参加者全員のメモも同時に更新されるというものだ。

たとえば「次の会議までにメンバー内からアイデアを集めたい」時などに役に立つだろう。



従来のシンプル・イズ・ベストなイメージを覆すほど、高機能になっていたメモアプリ。ぜひ使いこなして、いろいろなシーンで活用してみてほしい。日常でもビジネスでも、作業がより効率化するはずだ。

文:佐藤宇紘
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